Kamis, 14 Oktober 2010

Adaptive Structuration Theory

ADAPTIVE STRUCTURATION THEORY

Ferdy dan istrinya, Emy, mengawali hari-hari awal hidup barunya di sebuah perumahan, di pinggir kota. Seminggu sudah mereka menempati rumah tipe 36, dengan tanah seluas 90 m2 itu. Ferdy merasa belum sepenuhnya menjadi warga di perumahan itu, karenanya dia segera menghubungi Ketua RT setempat. Ferdy ingin segera melaporkan kepindahan mereka di perumahan tersebut.
“Saya mohon bimbingannya Pak, mungkin ada tata tertib yang perlu saya ketahui,” kata Ferdy, suatu malam di tempat Pak RT. “Secara umum tata tertibnya standar, sebagaima berlaku di daerah lainnya, misalnya kalau ada yang menginap harap melaporkan ke RT, dan Portal akan ditutup pukul sebelas malam. Dan jangan lupa, sekali dalam sebulan kita ketemu dalam rapat RT,” Pak RT memberikan penjelasan.
Kini Ferdy merasa lebih lega. Bersama istrinya, dia berusaha menjadi warga yang baik. Dia selalu mengingatkan istrinya untuk tidak lupa menaruh uang recehan di kaleng jimpitan pada pagar depan. Ferdy pun berusaha untuk tidak melewatkan kesempatan untuk bertemu warga lainnya dalam rapat RT tiap bulan.


Manusia memang unik, di satu sisi selalu ingin bebas, tetapi di sisi lain selalu ingin diatur. Manusia selalu menciptakan dan ingin menjadi bagian dari struktur. Begitu juga dengan Ferdy, dia ingin menjadi bagian dari struktur sosial di mana dia tinggal. Ferdy selalu berusaha menyesuaikan diri dengan tata tertib yang ada di lingkungannya. Realitas inilah yang menjadi fokus perhatian Teori Strukturasi Adaptif (Adaptive Structuration Theory)

Latar Belakang Teori
Adalah Marshall Scott Poole yang mengembangkan Teori Strukturasi adaptif (Adaptive Structuration Theory). Profesor komunikasi pada Texas A&M University itu dikenal sebagai pakar di bidang komunikasi kelompok dan komunikasi organisasi, terutama pada sisi metodologi penelitian dan perkembangan teori. Poole mengembangkan teori ini bersama rekan-rekannya, yaitu Robert McPhee dari Arizona State University dan David Seibold dari The University California.
Gagasan Poole berangkat dari teori strukturasi yang dikemukakan Anthony Giddens. Dalam penelitiannya, Gidden mendeskripsikan bagaimana institusi sosial—kelompok dan organisasi, misalnya—diproduksi, direproduksi, dan ditransformasi melalui penggunaan aturan-aturan sosial. Aturan itu dibuat sebagai panduan perilaku anggotanya, sebagaimana cetak biru yang digunakan untuk mengarahkan seorang kontraktor dalam membangun struktur bangunan (West & Turner, 2007:296). Kunci dari memahami komunikasi yang terjadi dalam sebuah kelompok atau organisasi, menurut Gidden, adalah dengan mempelajari struktur yang menjadi fondasi mereka. Gidden membedakan pengertian sistem dan struktur. Sistem adalah kelompok itu sendiri, termasuk juga perilaku yang dilaksanakannya, Sementara struktur adalah aturan-aturan yang mereka sepakati. Dalam contoh di atas, sistem adalah kelompok Rukun Tangga (RT), sedangkan aturan berupa tata tertib warga adalah strukturnya.
Teori ini mengambil nama ‘Strukturasi Adaptif’, karena anggota kelompok secara sengaja meyesuaikan aturan dan sumberdaya untuk mencapai tujuan. Selain itu, strukturasi adalah sesuatu yang lebih kompleks daripada model urutan tunggal. Poole percaya bahwa nilai dari pembuatan teori keputusan kelompok bergantung pada seberapa baik ia mengalamatkan kekomplekskan interaksi yang ada dalam sebuah kelompok.

Esensi Teori
West dan Turner (2007:299) menggarisbawahi tiga asumsi pokok teori strukturasi adaptif, yaitu:
1. Kelompok dan organisasi diproduksi dan direproduksi melalui penggunaan aturan dan sumber daya.
2. Aturan komunikasi berfungsi baik sebagai sebagai medium maupun hasil akhir dari interaksi.
3. Strukturasi kekuasaan ada di dalam organisasi dan menuntut proses pengambilan keputusan dengan menyediakan informasi mengenai bagaimana cara untuk mencapai tujuan kita dengan cara yang terbaik.
Poole menekankan pentingnya memahami bahwa individu menciptakan dan membentuk kelompok sebagaimana mereka berperilaku di dalamnya. Perilaku anggota kelompok, seperti dikatakan Giddens, dipengaruhi oleh tiga elemen tindakan yaitu interpretasi, moralitas, dan kekuasaan. Interpretasi dilakukan melalui bahasa, moralitas didirikan melalui norma kelompok, dan kekuasaan diraih melalui struktur kekuasaan interpersonal yang timbul dalam kelompok. Menurut Poole, interaksi selalu menyangkut ketiga hal tersebut. Poole mengasumsikan bahwa anggota kelompok adalah aktor yang memiliki keterampilan dan pengetahuan yang secara refleksif mengontrol aktivitas mereka. Moralitas, interpretasi, dan kekuasan selalu dikombinasikan dalam setiap tindakan kelompok. Konstribusi tiga elemen tindakan tersebut sangat menarik sebagai awal bagi kita memahami proses yag dilalui oleh kelompok saat mereka membuat suatu keputusan.
Berdasarkan pernyataan Poole dan rekan-rekan megenai teori ini dapat dikatakan bahwa esensi teori ini adalah : kelompok-kelompok dapat mengikuti rangkaian atau urutan yang bervariasi dalam perkembangan keputusan, bergantung pada kemungkinan-kemungkinan yang mereka hadapi.
Sebelum Poole mencetuskan teorinya, para peneliti berpikir bahwa mereka telah mengidentifikasi pola universal untuk pengambilan keputusan di kelompok kecil. Pola ini dikenal juga dengan nama model urutan tunggal (a single sequence model) yang terdiri dari :
1. Orientasi (orientation); usaha-usaha tidak terfokus karena tujuan belum jelas
2. Konflik (conflict); orang-orang tidak setuju pada pendekatan terhadap masalah
3. Penggabungan (coalescence); ketegangan dikurangi melalui negosiasi damai
4. Pembangunan (Development); kelompok berkonsentrasi pada cara untuk mengimplementasikan solusi tunggal
5. Integrasi (integration), kelompok berfokus pada ketegangan – solidaritas bebas daripada tugas.
Marshall Poole tidak dapat menerima model urutan tunggal ini. Menurutnya dinamika kelompok merupakan hal yang sangat rumit dan tidak dapat disederhanakan ke dalam satu rangkaian proposisi atau rangkaian peristiwa tunggal terprediksi. Pembuatan keputusan kelompok adalah proses di mana anggota-anggota kelompok berusaha untuk mencapai persetujuan pada keputusan terakhir. Individu mengeluarkan opini dan preferensi dan dengannya memproduksi atau mereproduksi aturan tertentu di mana persetujuan bisa dicapai atau dihadang. Dalam membuat keputusan tersebut, menurutnya kelompok-kelompok terkadang mengikuti prosedur terprediksi, namun terkadang mereka tidak sistematik, dan terkadang juga mereka mengembangkan suatu jalur atau urutan sendiri dalam rangka merespon suatu kebutuhan unik yang mereka hadapi. Hal Ini tidak dapat terlepas dari tiga variabel yang mempengaruhi bagaimana kelompok beroperasi, yaitu :
1. Objective task characteristics; yakni menyangkut jenis permasalahan, kejelasan masalah, jenis keahlian yang diperlukan, dampak dari permasalahan, dan nilai-nilai yang terkandung dalam permasalahan tersebut.
2. Group task characteristics; yakni menyangkut pengalaman terdahulu kelompok terhadap masalah tersebut, dan tingkat urgensi keputusan.
3. Group structural characteristic; yakni menyangkut kohesivitas kelompok, ukuran kelompok, serta distribusi kekuasaan.
Sesua dengan tesis Giddens, Poole menegaskan bahwa anggota kelompok adalah agen aktif. Strukturasi adalah produksi dan reproduksi sistem sosial melalui penggunaan aturan-aturan dan sumberdaya oleh anggota dalam interaksi. Interaksi dalam teori tersebut itu adalah tindakan yang didasarkan pada kehendak bebas. Sedangkan aturan adalah proposisi yang membuat keputusan bernilai atau menunjukkan bagaimana sesuatu seharusnya dilakukan. Sementara sumberdaya adalah material-material, barang milik, dan karakter yang dapat digunakan untuk mempengaruhi atau mengendalikan tindakan kelompok atau anggotanya. Produksi terjadi ketika anggota kelompok menggunakan aturan-aturan dan sumberdaya dalam interaksi, sementara itu reproduksi terjadi ketika fitur penguatan tindakan dari sistem sudah ada di tempat.
Dalam penelitian yang ia lakukan bersama rekan-rekannya, Poole menemukan secara umum ada tiga jenis rangkaian keputusan, yaitu :
1. A Standard unitary Sequence (rangkaian standar tunggal); ini serupa dengan model urutan tunggal.
2. Complex Cyclic Sequence (rangkaian putaran kompleks); kelompok akan melihat kedepan maupun ke belakang dalam rangka mencari kejelasan masalah dan mengasilkan solusi yang tepat.
3. Solution Oriented Sequence (rangkaian orientasi solusi); pada rangkaian ini tidak dilakukan analisis masalah secara mendalam, fokus diletakkan pada solusi ke depan.
Selanjutnya, dalam jalur keputusan yang dilalui oleh kelompok, terdapat tiga jalur aktivitas, atau bagian yang dikembangkan dan dilakukan oleh kelompok di sepanjang rangkaian, yaitu :
1. Task – process – track; berkaitan dengan tugas, misalnya analisis masalah dan merancang solusi.
2. Relational track; berkaitan dengan hubungan interpersonal, misalnya ketidaksetujuan dan kesepakatan.
3. Topic – focus track; sebuah seri dari isu atau keprihatinan yang dimiliki kelompok saat itu.
Proses kelompok terjadi pada jalur-jalur tersebut, dan selama proses berlangsung terjadi perpindahan jalur, serta terdapat transisi atau titik berhenti (breakpoint) saat perpindahan dari satu jalur ke jalur lainnya. Breakpoint merupakan hal yang sangat penting karena menandakan point kunci dalam perkembangan aktivitas pembuatan keputusan kelompok. Ada tiga jenis breakpoint yaitu :
1. Normal breakpoint; transisi ini diharapkan dan terduga. Titik ini mencakup istirahat, dan pergantian topik.
2. Delays; yakni masalah yang tidak terduga yang menyebabkan jeda dalam fungsi normal kelompok. Delay termasuk pendiskusian kembali isu-isu yang diperlukan kelompok untuk memecahkan konflik atau mengusahakan kesepahaman. Delay dapat menandakan adanya kesulitan dalam proses pengambilan keputusan, namun juga bisa menjadi tanda positif yang menunjukkan kehati-hatian dalam berpikir atau aktivitas kreatif.
3. Disruption; tingkatannya lebih serius, mencakup ketidaksetujuan dalam skala besar dan kegagalan kelompok (Littlejohn, 1996:297)
Gambar yang disajikan di halaman berikut, merupakan gambaran dari rangkaian, jalur dan breakpoint dalam proses pembuatan keputusan kelompok (Littlejohn, 1996:298).

Sumber : http://manajemenkomunikasi.blogspot.co

Komunikasi Bisnis

Seperti yang kita ketahui bersama jika komunikasi merupakan elemen terpenting yang diberikan tuhan kepada manusia, karena dengan komunikasi kita menjadi mahluk hidup bukan benda lagi, komunikasi bisa menghidupkan nyawa sosial yang menjadi harapan kita untuk tetap berperan sebagai manusia

Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi yang diambil dari beberapa sumber :
  • Komunikasi adalah suatu proses pertukaran informasi antar individu melalui sistem yang biasa (lazim) baik dengan simbol-simbol, sinyal-sinyal, maupun perilaku atau tindakan.
  • Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Komunikasi adalah persepsi dan apresiasi.
  •   Komunikasi adalah sesuatu hal dasar yang selalu dibutuhkan dan dilakukan oleh setiap insan manusia, karena berkomunikasi merupakan dasar interaksi antar manusia untuk memperoleh kesepakatan dan kesepahaman yang dibangun untuk mencapai suatu tujuan yang maksimal diantara kedua nya. Untuk mencapai usaha dalam berkomunikasi secara efektif, maka sebaiknya kita harus mengetahui sejumlah pemahaman dan persoalan yang terjadi dalam proses berkomunikasi itu sendiri.
PENGERTIAN
Selain komunikasi ada juga faktor penting yang harus kita lakukan, yaitu bisnis, yah bisnis, karena dengan bisnis kita bisa menghasilkan simbiosis mutualisme untuk memenuhi kebutuhan dan hasrat hidup kita sebagai manusia.Jika komunikasi adalah elemen yang membedakan kita sebagai makhluk hidup dengan benda, bisnis juga merupakan elemen penting yang tidak hanya membedakan kita dengan benda, tetapi juga membedakan kita sebagai manusia dengan hewan (walaupun saya tidak tau juga apakah hewan menjalankan roda bisnis, karena yang saya tau hewan sangat patuh pada hukum rimbanya  ).

Kita gabungkan dua kekuatan elemen ini, Komunikasi dengan Bisnis, pasti akan menjadi sesuatu yang luar biasa, terlebih jika kita berhasil menguasai penyatuan keduanya ini
namun, sebenarnya apakah komunikasi bisnis ini????

Komunikasi Bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam jenis dan bentuk komunikasi untuk mencapai tujuan bisnis.Karena Komunikasi bisnis ini merupakan komunikasi yang terjadi di dunia bisnis, kita tidak boleh melanggar norma-norma yang ditetapkan oleh dunia bisnis ketika melakukan komunikasi.

Berikut adalah beberapa pengertian komunikasi bisnis yang diambil dari beberapa sumber :
·         Komunikasi bisnis adalah setiap komunikasi yang digunakan untuk membangun partnerships, sumber daya intelektual, untuk mempromosikan satu gagasan; suatu produk; servis; atau suatu organisasi, dengan sasaran untuk menciptakan nilai bagi bisnis yang dijalankan. Komunikasi Bisnis meliputi pengetahuan yang menyeluruh dari sisi internal dan eksternal bisnis tersebut. Komunikasi yang internal termasuk komunikasi visi (perseroan/perusahaan), strategi, rencana-rencana, kultur/budaya perusahaan, nilai-nilai dan prinsip dasar yang terdapat di perusahaan, motivasi karyawan, serta gagasan-gagasan, dll. Komunikasi eksternal termasuk merek, pemasaran, iklan, hubungan pelanggan, humas, hubungan-hubungan media, negosiasi-negosiasi bisnis, dll. Bagaimanapun bentuknya, semua hal tersebut memiliki tujuan yang sama, yaitu menciptakan suatu nilai bisnis (create business value).
·         Komunikasi bisnis adalah komunikasi yang digunakan dalam dunia bisnis yang mencakup berbagai macam bentuk komunikasi baik komunikasi verbal maupun nonverbal.

·         Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
·         Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur dan sistem organisasi. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.

      Komunikasi bisnis berbeda dengan komunikasi antar pribadi maupun komunikasi lintas budaya. Komunikasi antar pribadi ( interpersonal communications ) merupakan bentuk komunikasi yang lazim dijumpai dalam kehidupan sehari-hariantara dua orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu. Sedangkan komunikasi lintas budaya ( intercultural / communication ) merupakan bentuk komunikasi yang dilakukan antara dua orang atau lebih, yang masing – masing memiliki budaya yang berbeda.

UNSUR-UNSUR DALAM BERKOMUNIKASI
Komunikasi meliputi 5 unsur, kemudian dikenal dengan formula 5 W + 1 H, yakni :
1. Komunikator = who [communicator, source, sender]
2. Pesan = says what [message]
3. Media = in which channel [channel, media]
4. Komunikan = to whom [communicant, communicatee, reciever, recipient]
5. Efek [effect, impact, influence]
      Hal yang pertama dilakukan adalah memahami bentuk dasar komunikasi. Karena seorang komunikator yang baik harus memiliki beberapa alat komunikasi yang menunjang dalam menyampaikan suatu pesan. Seperti bagaimana cara menempatkan kata dalam suatu komunikasi sehingga memiliki arti dan bisa menarik minat dan simpati dari para pendengarnya dan mengajak peserta untuk ikut aktif dalam berkomunikasi seperti dalam kegiatan diskusi.        

TEKNIK KOMUNIKASI
1. Komunikasi informatif [informative communication]
2. Komunikasi persuasif [persuasive communication]
3. Komunikasi instruktif/ koersif [instructive/ coersive communication]
4. Hubungan manusiawi [human relation]

TUJUAN KOMUNIKASI
1. Perubahan sikap [attitude change]
2. Perubahan pendapat [opinion change]
3. Perubahan perilaku [behaviour change]
4. Perubahan sosial [social change]

BENTUK KOMUNIKASI
Pada dasarnya ada dua bentuk komunikasi yang umum digunakan dalam dunia bisnis, yaitu, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal.
1.      Komunikasi verbal
Komunikasi verbal (verbal communication) merupakan salah satu bentuk komunikasi yang disampaikan kepada pihak lain melalui tulisan (written) dan lisan (oral). Contohnya adalah membaca majalah, mambaca surat kabar, mempresentasikan makalah dalam suatu acara seminar dan lain-lain.
Sedangkan komunikasi verbal memilki tipe yang dibedakan menjadi dua yaitu, berdasarkan aktif atau pasifnya peserta komunikasi dalam proses komunikasi. Dimana komunikasi verbal dapat bertindak sebagai komunikator atau pengirim pesan dan dapat bertindak sebagai audience
Adapun dalam berkomunikasi secara verbal, dibutuhkan pengungkapan kata-kata yang disusun dalam suatu pola yang berarti, baik dalam bentuk tulisan maupun lisan, seperti :
·         Berbicara dan Menulis
Suatu pesan yang sangat penting dan kompleks, sebaiknya disampaikan dengan menggunakan tulisan, seperti surat, memo dan laporan
·         Mendengarkan dan Membaca
Untuk mencapai komunikasi yang efektif, maka diperlukan komunikasi dua arah, dimana orang-orang yang terlibat di dalamnya memerlukan ketrampilan mendengar (listening) dan membaca (reading).

2.      Komunikasi Nonverbal
Komunikasi nonverbal merupakan bentuk komunikasi yang paling mendasar dalam komunikasi bisnis. Walaupun pada umumnya komunikasi nonverbal memiliki sifat kurang terstruktur sehingga sulit untuk dipelajari, seperti memahami dalam penggunaan bahasa isyarat, ekspresi wajah, gerakan tubuh, sandi, simbol-simbol, warna dan intonasi suara. Dalam penyampaiannya, komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal memilki arti yang berbeda-beda, seperti dalam komunikasi nonverbal. pesan yang disampaikan biasanya dilakukan secara spontan tanpa memiliki rencana dan dilakukan secara tidak sadar dan bersifat alami

Adapun Komunikasi Nonverbal memilki beberapa tujuan , yaitu:
·         Menyediakan dan memberikan informasi
·         Mangatur alur suatu percakapan
·         Mengekspresikan emosi
·         Memberi sifat dan melengkapi, menentang atau mengembangkan pesan-pesan verbal
·         Mengendalikan atau mempengaruhi orang lain
·         Mempermudah tugas-tugas khusus, misalnya dalam memberikan pengajaran pada saat kuliah

      Kadang dalam prakteknya, di dalam suatu komunikasi bisnis terjadi penggabungan antar komunikasi verbal dan komunikasi nonverbal dalam suatu situasi. Karena biasanya kata-kata yang disampaikan dalam suatu komunikasi atau percakapan kadang hanya membawa sebagian dari pesan.
      Dan relevansinya dalam komunikasi bisnis, tipe komunikasi nonverbal dapat menentukan kredibilitas dan kepemimpinan seseorang, yang dapat dilihat dari karateristik suara, penampilan, sentuhan, gerakan dan posisi tubuh juga melalui ekspresi wajah dan mata.

TAHAP – TAHAP  DALAM PROSES KOMUNIKASI
Menurut Courtland L Bovee dan Jhon V. Thilt dalam Business Communication Today, proses komunikasi ( Comunication Process ) terdiri atas enam tahap, yaitu :
1.       Pengirim mempunyai suatu ide atau gagasan.
2.       Pengirim mengubah ide menjadi suatu pesan.
3.       Pengirim menyampaikan pesan.
4.       Penerima menerima pesan
5.       Penerima menafsirkan pesan
6.       Penerima memberi tanggapan dan mengirim umpan balik kepada pengirim

EMPAT (4) KETERAMPILAN DASAR KOMUNIKASI
Untuk dapat mengembangkan kemampuan dalam berkomunikasi secara efektif, baik secara personal maupun professional paling tidak kita harus menguasai empat jenis keterampilan dasar dalam berkomunikasi, yaitu :
1.       menulis,
2.       membaca,
3.       berbicara;
4.       mendengar

Persentase penggunaan saluran komunikasi adalah sebagai berikut :
- Menulis (writing): 9%
- Mendengarkan (listening): 45%
- Membaca (reading) : 16%
- Berbicara (speaking) : 30%

      Disadari ataupun tidak, setiap hari kita melakukan, paling tidak, satu dari keempat hal tersebut diatas dengan lingkungan kita. Seperti juga pernafasan, komunikasi sering dianggap sebagai suatu kejadian otomatis dan terjadi begitu saja, sehingga seringkali kita tidak memiliki kesadaran untuk melakukannya secara efektif.
      Aktivitas komunikasi adalah aktivitas rutin serta otomatis dilakukan, sehingga kita tidak pernah mempelajarinya secara khusus, seperti bagaimana menulis ataupun membaca secara cepat dan efektif ataupun berbicara secara efektif serta menjadi pendengar yang baik.
      Menurut Stephen Covey, komunikasi merupakan keterampilan yang penting dalam hidup manusia. Unsur yang paling penting dalam berkomunikasi adalah bukan sekedar apa yang kita tulis atau yang kita katakan, tetapi karakter kita dan bagaimana kita menyampaikan pesan kepada penerima pesan. Penerima pesan tidak hanya sekedar mendengar kalimat yang disampaikan tetapi juga membaca dan menilai sikap kita. Jadi syarat utama dalam komunikasi yang efektif adalah karakter kokoh yang dibangun dari fondasi etika serta integritas pribadi yang kuat.
      Tidak peduli seberapa berbakatnya seseorang, betapapun unggulnya sebuah tim atau seberapapun kuatnya kasus hukum, keberhasilan tidak akan diperoleh tanpa penguasaan keterampilan komunikasi yang efektif. Keterampilan melakukan komunikasi yang efektif akan berperan besar dalam mendukung pencapaian tujuan dari seluruh aktivitas. Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif, maka kemampuan untuk mengirimkan pesan atau informasi yang baik, kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik, serta keterampilan menggunakan berbagai media atau alat audio visual merupakan bagian yang sangat penting

HAMBATAN DALAM KOMUNIKASI
Faktor hambatan yang biasanya terjadi dalam proses komunikasi, dapat dibagi dalam 3 jenis sebagai berikut:
·         Hambatan Teknis
Hambatan jenis ini timbul karena lingkungan yang memberikan dampak pencegahan terhadap kelancaran pengiriman dan penerimaan pesan. Dari sisi teknologi, keterbatasan fasilitas dan peralatan komunikasi, akan semakin berkurang dengan adanya temuan baru di bidang teknologi komunikasi dan sistim informasi, sehingga saluran komunikasi dalam media komunikasi dapat diandalkan serta lebih efisien.

·         Hambatan Semantik
Gangguan semantik menjadi hambatan dalam proses penyampaian pengertian atau idea secara efektif. Definisi semantik adalah studi atas pengertian, yang diungkapkan lewat bahasa. Suatu pesan yang kurang jelas, akan tetap menjadi tidak jelas bagaimanapun baiknya transmisi.
Untuk menghindari mis-komunikasi semacam ini, seorang komunikator harus memilih kata-kata yang tepat dan sesuai dengan karakteristik komunikannya, serta melihat dan mempertimbangkan kemungkinan penafsiran yang berbeda terhadap kata-kata yangdigunakannya.

·         Hambatan Manusiawi
Hambatan jenis ini muncul dari masalah-masalah pribadi yang dihadapi oleh orang-orang yang terlibat dalam komunikasi, baik komunikator maupun komunikan.

Menurut Cruden dan Sherman, hambatan ini  mencakup :
Hambatan yang berasal dari perbedaan individual manusia, seperti perbedaan persepsi, umur, keadaan emosi, status, keterampilan mendengarkan, pencarian informasi, penyaringan informasi.
Hambatan yang ditimbulkan oleh iklim psikologis dalam organisasi atau lingkungan sosial dan budaya, seperti suasana dan iklim kerja serta tata nilai yang dianut .

      Ditinjau dari aspek bisnis, organisasi adalah sarana manajemen (dilihat dari aspek kegiatannya). Korelasi antara Ilmu Komunikasi dengan Organisasi terletak pada peninjauannya yang berfokus kepada manusia-manusia yang terlibat dalam mencapai tujuan organisasi.
      Dalam lingkup organisasi, tujuan utama komunikasi adalah memperbaiki organisasi, yang ditafsirkan sebagai upaya yang dilakukan untuk mencapai tujuan-tujuan manajemen. Komunikasi organisasi terjadi setiap saat. Dan dapat didefinisikan sebagai pertunjukan dan penafsiran pesan di antara unit-unit komunikasi yang merupakan bagian dari suatu organisasi. Suatu organisasi terdiri dari unit-unit komunikasi dalam hubungan hierarchies antara satu dengan lainnya dan berfungsi dalam suatu lingkungan.
Komunikasi bisnis adalah proses pertukaran pesan atau informasi untuk mencapai efektivitas dan efisiensi produk kerja di dalam struktur (jenjang / level) dan sistem organisasi yang kondusif. Dalam kegiatan komunikasi bisnis, pesan hendaknya tidak hanya sekedar informatif, yaitu agar pihak lain mengerti dan tahu, tetapi juga haruslah Persuasif, agar pihak lain bersedia menerima suatu paham atau keyakinan atau melakukan suatu perbuatan atau kegiatan.
      Dalam proses komunikasi semua pesan atau informasi yang dikirim akan diterima dengan berbagai perbedaan oleh penerima pesan/informasi, baik karena perbedaan latar belakang, persepsi, budaya maupun hal lainnya. Untuk itu, suatu pesan atau informasi yang disampaikan hendaknya memenuhi 7 syarat atau dikenal juga dengan 7 C, yaitu :

1. Completeness (Lengkap)
Suatu pesan atau informasi dapat dikatakan lengkap, bila berisi semua materi yang diperlukan agar penerima pesan dapat memberikan tanggapan yang sesuai dengan harapan pengirim pesan.

2. Conciseness (Singkat)
Suatu pesan dikatakan concise bila dapat mengutarakan gagasannya dalam jumlah kata sekecil mungkin (singkat, padat tetapi jelas) tanpa mengurangi makna, namun tetap menonjolkan gagasannya.

3.Consideration (Pertimbangan)
Penyampaian pesan, hendaknya menerapkan empati dengan mempertimbangkan dan mengutamakan penerima pesan.

4.Concreteness (konkrit)
Penyampaian pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang gambalang, pasti dan jelas.

5.Clarity (Kejelasan)
Pesan hendaknya disampaikan dengan bahasa yang mudah dimengerti dan mudah diinterpretasikan serta memilik makna yang jelas.

6.Courtessy (Kesopanan)
Pesan disampaikan dengan gaya bahasa dan nada yang sopan, akan memupuk hubungan baik dalam komunikas ibisnis.

7.Correctness (ketelitian)
Pesan hendaknya dibuat dengan teliti, dan menggunakan tata bahasa, tanda baca dan ejaan dengan benar (formal atau resmi).


      Perbedaan latar belakang perbendaharaan bahasa, dan pernyataan emosional, juga dapat menimbulkan munculnya kesalahpahaman antara pengirim dan penerima pesan.  Masalah-masalah  tersebut antara lain :
1.       Masalah dalam mengembangkan pesan
2.       Masalah dalam menyampaikan pesan
3.       Masalah dalam menafsirkan pesan

MEMPERBAIKI KOMUNIKASI
      Untuk dapat melakukan komunikasi yang efektif diperlukan beberapa persyaratan,
atara lain : persepsi, ketetapan, kredibilitas, pengendalian, dan kecocokan / keserasian.
Komunikasi yang efektif dapat mengatasi berbagai hambatan yang dihadapi dengan memperhatikan tiga hal sebagai berikut:
1. Membuat satu pesan secara lebih berhati-hati
2. Minimalkan gangguan dalam proses komunikasi
3. Mempermudah upaya umpan balik antara si Pengirim dan si penerima pesan

      Keberhasilan komunikasi  di dalam suatu  organisasi akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antara-orang yang terlibat dalam kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan, cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan  situasi (tempat dan waktu) komunikasi. Komunikasi organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya peyerapan informasi dengan lebih mudah dan jelas.
      Secara empiris, pemahaman orang perihal sesuatu hal akan lebih mudah  diserap dan dipahami jika  sesuatu tersebut  diperlihatkan dibanding hanya diperdengarkan atau dibacakan. Dan akan lebih baik lagi hasilnya jika sesuatu yang dikomunikasikan tersebut, selain diperlihatkan juga sekaligus dipraktikkan.
      Hasil studi tentang perilaku bisnis di kalangan eksekutif menunjukkan fakta bahwa kemampuan berkomunikasi merupakan unsur pokok di antara berbagai faktor personal yang diperlukan untuk mempromosikan menejemen organisasi atau mengatasi konflik menejemen (Boove and Thill, 2002).  Dengan kata lain, kemampuan berkomunikasi efektif sekaligus juga merupakan salah satu ciri mutu SDM karyawan. Istilahnya, komunikasi efektif dalam suatu organisasi dapat diumpamakan seperti darah dalam tubuh dan kunci kesuksesan.
      Keberhasilan komunikasi bisnis juga sangat ditentukan oleh adanya efektivitas dalam komunikasi bisnis. Efektivitas komunikasi bisnis, seperti halnya jenis komunikasi lainnya ditentukan beberapa hal :
 
1.      Persepsi
Komunikator harus dapat memprediksi apakah pesan yang disampaikan dapat diterima komunikan.

2.      Keberhasilan Teknologi Informasi dan Komunikasi
Salah satu faktor keberhasilan komunikasi bisnis dalam penggunaan teknologi informasi dan komunikasi yaitu adanya proses integrasi informasi menyangkut ketersediaan komunikasi data yang tepat guna. Ini mencakup beberapa faktor antara lain, pertama, cakupan (range) produk jasa komunikasi data yang dimiliki. Dengan adanya hirarki, jenis, dan besar kecilnya manufaktur mempunyai perbedaan karakteristik sistem informasi yang dibutuhkan sehingga diperlukan jenis layanan komunikasi yang berbeda pula. Kedua, Coverage. Diperlukan provider yang dapat menyediakan layanan di lokasi manapun mengingat lokasi manufaktur yang menyebar dan terkadang di daerah yang terpencil (rural area). Ketiga, unjuk kerja (performansi). Performansi yang tinggi merupakan syarat utama agar komunikasi selalu dapat dilakukan. Keempat, Biaya. Faktor biaya menjadi salah satu faktor yang perlu dipertimbangkan agar efisiensi tetap dapat ditingkatkan.

Komunikasi berbasis internet
Internet menjadi suatu media komunikasi yang memegang peranan sangat penting dalam perkembangan bisnis, secara garis besar terdapat tiga aktivitas bisnis utama yang dapat dikomunikasikan lewat internet :

·         Membangun Produk.
·         Aktivitas opersional
·         Pelayanan Jasa,

Berbagai aktivitas bisnis dapat dilakukan melalui internet, beberapa diantaranya adalah sebagai berikut :
  • Berbagi data internal.
  • Rekruitmen calon pegawai.
  • Memperolah partner bisnis, dan pelanggan.
  • Menemukan informasi eksternal (pihak luar).
  • Pembelian material dan peralatan.
  • Promosi produk dan jasa.
  • Fasilitas penunjang bagi pelanggan.
  • Media kolaborasi dengan partner bisnis.
  • Publikasi perkembangan bisnis.

Komunikasi bisnis berbasis internet, dapat dilakukan dengan berbagai macam cara, yaitu :
  • Menggunakan e-mail
  • Diskusi melalui Milist (mailing list)
  • Membuat suatu group/komunitas
  • Melalui video konferensi
  • Pesan singkat 
  • Telepon berbasis internet, dan
  • Transfer data/dokumen
3.      Ketepatan
Komunikan atau audience memiliki kerangka pikir. Agar komunikasi yang dilakukan tepat sasaran, komunikator perlu mengekspresikan hal yang ingin disampaikan sesuai dengan kerangka pikir komunikan.

4.      Kredibilitas
Dalam berkomunikasi komunikator perlu memiliki suatu keyakinan bahwa komunikan dapat dipercaya. Sebaliknya dia juga harus bisa mendapatkan kepercayaan dari komunikan.

5.      Pengendalian
Dalam komunikasi, komunikan memberika reaksa/umpan balik/feedback terhadap pesan yang disampaikan. Reaksi ini harus bisa diantisipasi sekaligus dikendalikan oleh komunikator sehingga tidak melenceng dari target komunikasi yang diharapkan.

6.      Kecocokan
Komunikator yang baik selalu dapat menjaga hubungan persahabatan yang menyenangkan dengan komunikan.

      Pendapat lain mengatakan bahwa agar komunikas berjalan secara efektif dan efisien maka ada 3 hal yang sangat penting yaitu :
1. Mampu membuat pesan dipahami.
2. Harus memahami pesan yang diharapkan yang dikirim kepada anda.
3. Kendali atas proses komunikasi harus diterapkan.

      Selain itu agar  dapat melakukan komunikasi bisnis yang efektif, seorang komunikan harus memiliki 3 kemampuan (skill), yaitu :
1. Empati,
2. Pembicara yang sederajat,
3. Proyeksi atau menciptakan dampak.

      Dengan demikian apabila komunikasi bisnis berjalan  secara efektif di suatu perusahaan akan dapat menghasilkan beberapa hal  sebagai berikut :
  • Mempercepat Penyelesaian Masalah.
  • Memperkuat Pengambilan Keputusan.
  • ·Meningkatkan Profesionalisme.
  •   Memberikan Respon yang Positif terhadap Stakeholder.
  • Meningkatkan Produktivitas.
  • Memperkuat hubungan Bisnis.

KESIMPULAN
      Peran komunikasi dalam suatu organisasi sangat penting. Tidak ada seorangpun dalam keseharian tugasnya tanpa  berkomunikasi. Baik itu bertema masalah pekerjaan maupun masalah di luar pekerjaan, seperti masalah keluarga, politik, sosial dan ekonomi nasional. Semua ini pasti dilakukan lewat komunikasi. Juga baik itu dilakukan melalui jalur vertikal (atasan-bawahan) maupun jalur horisontal (kolega setingkat).
       
Seberapa jauh proses berkomunikasi itu berhasil dengan baik sangat ditentukan oleh kondisi dan perilaku manajer sebagai pengirim gagasan atau pesan, penerima  pesan, media yang dipakai, teknologi informasi yanga ada, isi pesan dan cara pesan yang disampaikan serta suasana komunikasi itu sendiri. Keberhasilan itu akan dicerminkan oleh tidak adanya kesenjangan pemahaman antara pengirim dan penerima pesan sehingga para manajer merasa senang dan puas, begitu juga para karyawan. 


Referensi :
1.       Dr. Roy Rondonuwu, Dipl. Inf. M.Lib, Bahan Kuliah Komunikasi Bisnis Program Magister Universitas Padjdjaran, 2007
2.       Yustina Sumardi & Sartini Moertono, Materi Pokok Komunikasi Bisnis, IBI,
3.       Ido Priyono, Materi Kuliah Program Studi Manajemen Perhotelan UK Petra, 2000/2001
4.       Bob Widyahartono, Strategi Pemasaran dalam Krisis Moneter: factor Sukses Utama Memasuki Pasar Global, Asia Pacific Manajemen Forum and Orient Pacific Century, 1999.
5.       Aribowo Prijosaksono dan Roy Sembel, Komunikasi yang Efektif, www. sinarharapan.co.id, 14 agustus 2007.
6.       “Motivasi, Komunikasi, Leadership, http://milis-bicara.blogspot.com/, 14 Agustus 2007
7.       Johan Tambotoh, Sukses Menjalankan e-Bisnis, http://johantambotoh.wordpress.com/, 21 Agustus 2007.
8.       Nofie Iman, Mengenal E-Commerce, http://www.nofieiman.com/
9.       Siti Nur Aryani, Cyber Global dan Komunikasi Bisnis, http://www.pikiranrakyat.com/, 15 Desember 2006.
10.   Johan Tambotoh, Membangun Strategi e-Bisnis, http://johantambotoh.wordpress.com/, 21 Agustus 2007
11.   Johan Tambotoh, Seperti Apakah Websites Bisnis Yang Baik, http://johantambotoh.wordpress.com/, 21 Agustus 2007
12.   Johan Tambotoh, Bangkitkan Bisnis dengan e-Marketing Plan, http://johantambotoh.wordpress.com/, 08 Mei 2007
13.   Johan Tambotoh, Membangun Budaya Yang Berpusat Pada Pengetahuan, http://johantambotoh.wordpress.com/, 21 Agustus 2007
14.   Nukman Luthfie, Tim Manajemen E-Business, www.swa.co.id, 09 Januari 2004.
15.   Zainal Muttaqin, Tello: Solusi Komunikasi Bisnis, http://www.beritaiptek.com/, 4 Maret 2006
16.   Mohamad BS, Satrindo Mita Utama Implementasikan SB One, http://www.swa.co.id/, 26 Juli 2007.
17.   Mohamad BS, SUN Hadirkan Situs Berbasis Teknologi Java Mobile, http://www.swa.co.id/, 16 Mei 2006.
18.   Dede Suryadi, Peran Cisco pada FIFA World Cup 2006, http://www.swa.co.id/, 04 juli 2006.
19.   A. Mohamad BS, Google Perkenalkan Layanan Spreadsheet, http://www.swa.co.id/, 15 Junii 2006.
20.   Dede Suryadi, ABN Amro Luncurkan Acces On Line dan Max Trad, http://www.swa.co.id/, 20 September 2006.
21.   Syamsul Munir, Format Ritel Masa Depan, http://www.swa.co.id/, 31 Juli 2006
22.   Nortel-Microsoft Berkolaborasi Untuk Solusi Komunikasi, http://www.mediaindo.co.id/, 16 September 2005.
23.   Joko Susilo, ST, Informasi special di bulan Agustus 2007, http://www.formulabisnis.com/, 14 Agustus 2007
24.   Wah, Microsoft dan Nortel Satukan Bisnis Komunikasi, http://kompas.com/, 29 September 2006.
25.   A. Mohamad BS, Triwulan I 2006, Laba Google Naik 60%, http://www.swa.co.id/, 21 April 2006.