Rabu, 14 Oktober 2009

http://heber-pagewang.blogspot.com

PENGERTIAN MENGENAI ILMU DAN TEORI KOMUNIKASI


Dalam upaya memperoleh pemahaman mengenai ilmu dan teori komunikasi, maka di awal pembahasan yang perlu kita pahami bersama adalah pemahaman mengenai apa itu ilmu secara umum. Banyak sekali pengertian yang bisa dikemukakan mengenai ilmu. Di bawah ini akan diuraikan beberapa pengertian yang mencerminkan indikasi sebuah ilmu.
1.      Ilmu adalah pengetahuan yang bersifat umum dan sistematis, pengetahuan dari mana dapat disimpulkan dalil-dalil tertentu menurut kaidah-kaidah umum. (Nazir, 1988)
2.      Konsepsi ilmu pada dasarnya mencakup tiga hal, yaitu adanya rasionalitas, dapat digeneralisasi dan dapat disistematisasi (Shapere, 1974)
3.      Pengertian ilmu mencakup logika, adanya interpretasi subjektif dan konsistensi dengan realitas sosial (Schulz, 1962)
4.      Ilmu tidak hanya merupakan satu pengetahuan yang terhimpun secara sistematis, tetapi juga merupakan suatu metodologi (Tan, 1954)
Dari empat pengertian di atas dapatlah disimpulkan bahwa ilmu pada dasarnya adalah pengetahuan tentang sesuatu hal atau fenomena, baik yang menyangkut alam atau sosial (kehidupan masyarakat), yang diperoleh manusia melalui proses berfikir. Itu artinya bahwa setiap ilmu merupakan pengetahun tentang sesuatu yang menjadi objek kajian dari ilmu terkait.
Pengertian ilmu identik dengan dunia ilmiah, karenanya ilmu mengindikasikan tiga ciri:
1.      Ilmu harus merupakan suatu pengetahuan yang didasarkan pada logika.
2.      Ilmu harus terorganisasikan secara sistematis.
3.      Ilmu harus berlaku umum.
PENGERTIAN MENGENAI ILMU KOMUNIKASI
Pengertian mengenai ilmu komunikasi, pada dasarnya mempunyai ciri yang sama dengan pengertian ilmu secara umum. Yang membedakan adalah objek kajiannya, di mana perhatian dan telaah difokuskan pada peristiwa-peristiwa komunikasi antar manusia. Mengenai hal itu Berger & Chafee (1987) menyatakan bahwa Ilmu komunikasi adalah suatu pengamatan terhadap produksi, proses dan pengaruh dari sistem-sistem tanda dan lambang melalui pengembangan teori-teori yang dapat diuji dan digeneralisasikan dengan tujuan menjelaskan fenomena yang berkaitan dengan produksi, proses dan pengaruh dari sistem-sistem tanda dan lambang.
Pengertian di atas memberikan tiga pokok pikiran:
1.      Objek pengamatan yang jadi fokus perhatian dalam ilmu komunikasi adalah produksi, proses dan pengaruh dari sistem-sistem tanda dan lambang dalam konteks kehidupan manusia.
2.      Ilmu komunikasi bersifat ilmiah empiris (scientific) dalam arti pokok-pokok pikiran dalam ilmu komunikasi (dalam bentuk teori-teori) harus berlaku umum.
3.      Ilmu komunikasi bertujuan menjelaskan fenomena sosial yang berkaitan dengan produksi, proses dan pengaruh dari sistem tanda dan lambang.
Sehingga secara umum ilmu komunikasi adalah pengetahuan tentang peristiwa komunikasi yang diperoleh melalui suatu penelitian tentang sistem, proses, dan pengaruhnya yang dapat dilakukan secara rasional dan sistematis, serta kebenarannya dapat diuji dan digeneralisasikan.
PENGERTIAN MENGENAI TEORI KOMUNIKASI
Secara umum istilah teori dalam ilmu sosial mengandung beberapa pengertian sebagai berikut:
1.      Teori adalah abstraksi dari realitas.
2.      Teori terdiri dari sekumpulan prinsip dan defenisi yang secara konseptual mengorganisasikan aspek-aspek dunia empiris secara sistematis.
3.      Teori terdiri dari asumsi-asumsi, proposisi-proposisi, dan aksioma-aksioma dasar yang saling berkaitan.
4.      Teori terdiri dari teorema-teorema yakni generalisasi-generalisasi yang diterima/terbukti secara empiris.
Dari unsur di atas dapat disimpulkan bahwa teori pada dasarnya merupakan konseptualisasi atau penjelasan logis dan empirik tentang suatu fenomena. Bentuknya merupakan pernyataan-pernyataan yang berupa kesimpulan tentang suatu fenomena.
Teori memiliki dua ciri umum:
1.      Semua teori adalah “abstraksiâ€� tentang sesuatu hal, yang berarti suatu teori bersifat terbatas.
2.      Semua teori adalah konstruski ciptaan individual manusia. Oleh karena itu sifatnya relatif dalam arti tergantung pada cara pandang sipencipta teori, sifat dan aspek yang diamati, serta kondisi-kondisi lain yang mengikat seperti waktu, tempat dan lingkungan sekitarnya.
Jadi berdasarkan hal di atas teori komunikasi adalah konseptualisasi atau penjelasan logis tentang fenomena peristiwa komunikasi dalam kehidupan manusia.
PENJELASAN DALAM TEORI
Penjelasan dalam teori tidak hanya menyangkut penyebutan nama dan pendefenisian variable-variabel, tetapi juga mengidentifikasikan keberaturan hubungan diantara variable. Menurut Litlejohn (1987), penjelasan dalam teori berdasarkan pada “prinsip keperluan� (the principle of necessity) yakni suatu penjelasan yang menerangkan variable-variabel apa yang mungkin diperlukan untuk menjelaskan atau menghasilkan sesuatu. Misalnya untuk menghasilkan variable X, mungkin diperlukan variable Y dan Z. selanjutnya dijelaskan pula bahwa prinsip ini terdiri dari 3 macam, yaitu:
1.      Causal necessity (keperluan kausal). Berdasarkan pada azas sebab-akibat. Misalnya karena ada X dan Z maka ada Y.
2.      Practical necessity (keperluan praktis). Mengacu pada hubungan tindakan-konsekuensi. Menurut prinsip ini X dan Z memang bertujuan untuk, atau praktis untuk menghasilkan Y.
3.      Logical necessity (keperluan logis). Prinsip ini berdasarkan asas konsistensi logis. Artinya X dan Z secara konsisten dan logis akan selalu menghasilkan Y.
SIFAT & TUJUAN TEORI
Menurut Abraham Kaplan (1964) sifat dan tujuan teori bukan semata-mata untuk menemukan fakta yang tersembunyi, tetapi juga suatu cara untuk melilhat fakta, mengorganisasikan serta merepresentasikan fakta tersebut. Karenanya teori yang baik adalah teori yang konseptualisasi dan penjelasannya didukung oleh fakta serta dapat diterapkan dalam kehidupan nyata. Bila sebaliknya, maka teori demikian tergolong teori semu. Jadi teori yang baik harus memenuhi kedua unsure tersebut:
1.      Teori yang sesuai dengan realitas kehidupan
2.      Teori yang konseptualisasi dan penjelasannya didukung oleh fakta serta dapat diterapkan dalam kehidupan yang nyata.
FUNGSI TEORI
Mengenai fungsi teori, secara rinci Littlejohn menyatakan 9 fungsi dari teori:
1.      Mengorganisasikan dan menyimpulkan pengetahuan tentang suatu hal. Ini berarti bahwa dalam mengamati realitas kita tidak boleh melakukan secara sepotong-sepotong. Kita perlu mengorganisasikan dan mensintesiskan hal-hal yang terjadi dalam kehidupan nyata. Pola-pola dan hubungan-hubungan harus dapat dicari dan ditemukan. Pengetahuan yang diperoleh dari pola atau hubungan itu kemudian disimpulkan. Hasilnya (berupa teori) akan dapat dipakai sebagai rujukan atau dasar bagi upaya-upaya studi berikutnya.
2.      Memfokuskan. Teori pada dasarnya menjelaskan tentang sesuatu hal, bukan banyak hal.
3.      Menjelaskan. Teori harus mampu membuat suatu penjelasan tentang hal yang diamatinya. Misalnya mampu menjelaskan pola-pola hubungan dan menginterpretasikan peristiwa-peristiwa tertentu.
4.      Pengamatan. Teori tidak sekedar memberi penjelasan, tapi juga memberikan petunjuk bagaimana cara mengamatinya, berupa konsep-konsep operasional yang akan dijadikan patokan ketika mengamati hal-hal rinci yang berkaitan dengan elaborasi teori.
5.      Membuat predikasi. Meskipun kejadian yang diamati berlaku pada masa lalu, namun berdasarkan data dan hasil pengamatan ini harus dibuat suatu perkiraan tentang keadaan yang bakal terjadi apabila hal-hal yang digambarkan oleh teori juga tercermin dalam kehidupan di masa sekarang. Fungsi prediksi ini terutama sekali penting bagi bidang-bidang kajian komunikasi terapan seperti persuasi dan perubahan sikap, komunikasi dalam organisasi, dinamika kelompok kecil, periklanan, public relations dan media massa.
6.      Fungsi heuristik atau heurisme. Artinya bahwa teori yang baik harus mampu merangsang penelitian selanjutnya. Hal ini dapat terjadi apabila konsep dan penjelasan teori cukup jelas dan operasional sehingga dapat dijadikan pegangan bagi penelitian-penelitian selanjutnya.
7.      Komunikasi. Teori tidak harus menjadi monopoli penciptanya. Teori harus dipublikasikan, didiskusikan dan terbuka terhadap kritikan-kritikan, yang memungkinkan untuk menyempurnakan teori. Dengan cara ini maka modifikasi dan upaya penyempurnaan teori akan dapat dilakukan.
8.      Fungsi kontrol yang bersifat normatif. Asumsi-asumsi teori dapat berkembang menjadi nilai-nilai atau norma-norma yang dipegang dalam kehidupan sehari-hari. Dengan kata lain, teori dapat berfungsi sebagai sarana pengendali atau pengontrol tingkah laku kehidupan manusia.
9.      Generatif. Fungsi ini terutama menonjol di kalangan pendukung aliran interpretif dan kritis. Menurut aliran ini, teori juga berfungsi sebagai sarana perubahan sosial dan kultural serta sarana untuk menciptakan pola dan cara kehidupan yang baru.
PENGEMBANGAN TEORI
Proses pengembangan atau pembentukan teori umumnya mengikuti model pendekatan eksperimental yang lazim dipergunakan dalam ilmu pengetahuan alam. Menurut pendekatan ini, biasa disebut Hyphotetif-deductive method, proses pengembangan teori melibatkan empat tahap sebagai berikut:
1.      Developing questions (mengembangkan pertanyaan),
2.      Forming hyphotheses (membentuk hipotesis)
3.      Testing the hyphotheses (menguji hipotesis)
4.      Formulating theory (memformulasikan theory) (lihat bagan siklus empirik )
Siklus empiris menunjukan bahwa:
a.       Asumsi-asumsi teori dideduksi menjadi hipotesis. Asumsi disusun berdasarkan suatu teori yang kemudian digunakan sebagai landasan pikir dalam menganalisa suatu fenomena yang menjadi objek pengamatan kita. Hipotesa merupakan asumsi atau dugaan sementara terhadap hal yang diamati yang berupa suatu pernyataan yang terdiri dari sejumlah konsep atau variabel.
b.      Hipotesis dirinci lagi ke dalam konsep-konsep operasional (variabel) yang dapat dijadikan sebagai patokan untuk pengamatan/observasi. Berdasarkan itu dibuat parameter penelitian dan instrumen penelitian, contohnya quesioner.
c.       Hasil-hasil temuan dari pengamatan yang dilakukan melalui metode dan pengukuran tertentu kemudian dibuat generalisasi yang akhirnya diinduksi menjadi teori.
Ada beberapa patokan yang dapat dijadikan sebagai tolok ukur dalam mengevaluasi kesahihan teori:
·        Cakupan teoritis (theoritical scope). Teori yang dibangun harus memiliki keberlakuan umum. Artinya dapat dijadikan standar untuk mengamati fenomena yang berkaitan dengan teori tersebut.
·        Kesesuaian (appropriatness). Apakah isi teori sesuai dengan pertanyaan-pertanyaan atau permasalahan teoritis yang diteliti. Artinya landasan pikirnya dapat memberikan cara yang sesuai dan benar untuk menjawab pertanyaan penelitian.
·        Heuristic. Apakah suatu teori yang dibentuk punya potensi untuk menghasilkan penelitian atau teori-teori lainnya yang berkaitan. Sebagaimana telah dijelaskan diawal suatu teori merupakan hasil konstruksi atau ciptaan manusia, maka suatu teori sangat terbuka untuk diperbaiki.
·        Validity. Konsistensi internal dan eksternal. Artinya memiliki nilai-nilai objektivitas yang akurat, karena teori merupakan suatu acuan berpikir. Konsistensi internal mempersoalkan apakah konsep dan penjelasan teori konsisten dengan pengamatan, sementara itu konsistensi eksternal mempertanyakan apakah teori yang dibentuk didukung oleh teori-teori lainnya yang telah ada.
·        Parsimony. Kesederhanaan, artinya teori yang baik adalah teori yang berisikan penjelasan-penjelasan yang sederhana.

BERPIKIR KREATIF


Setiap upaya perencanaan kreatif dalam periklanan selalu didahului dengan proses kreatif daiam arti proses penciptaan ide-ide / gagasan kreatif iklan. Proses ini pada dasarnya adalah proses berpikir kreatif.
Kreativitas seringkali dianggap sebagai sesuatu ketrampilan yang didasarkan pada bakat alam, dimana hanya mereka yang berbakat saja yang bisa menjadi kreatif, Anggapan ini tidak sepenuhnya benar, walaupun memang dalam kenyataannya terlihat bahwa orang-orang tertentu memiliki kemampuan untuk menciptakan ide-ide baru dengan cepat dan beragam.
Namun demikian, sesungguhnya kemampuan berpikir kreatif pada dasarnya dimiliki semua orang. Berpikir kreatif adalah kemampuan untuk menciptakan gagasan-gagasan baru dan orisinil. Bahkan pada orang yang merasa tidak mampu menciptakan ide baru pun sebenarnya bisa berpikir secara kreatif, asalkan dilatih. Untuk itu, perlu diketahui terlebih dahulu mengenai cara berpikir dan cara berpikir kreatif.
Berpikir adalah proses mengolah dan memanipulasikan informasi untuk memenuhi suatu kebutuhan atau memberikan respons. Dalam berpikir seseorang mengolah informasi-informasi yang ada dengan menggunakan lambang-lambang visual, lambang grafis atau lambang verbal.
Berpikir adalah suatu aktivitas mental. Proses berpikir manusia memiliki dua ciri utama, yaitu :
1. Covert / unobservable (tidak terlihat).
Proses berpikir terjadi pada otak manusia dan secara fisik tidak dapat dilihat prosesnya (dalam pengertian pemrosesan informasinya). Sejumlah ahli yang mencoba memantau proses berpikir secara fisik hanya menemukan aktivitas listrik arus lemah dan proses kimiawi pada otak manusia yang sedang berpikir.
Dengan demikian, proses pengolahan informasi tak dapat diamati dan dilihat secara fisik maupun secara kimiawi. Pengolahan makna, baik semantic maupun visual bersifat abstrak sehingga tidak dapat dideteks denan panca indera.
2. Symbolic (melibatkan manipulasi dan penggunaan simbol)
Dalam berpikir, manusia mengolah (memanipulasikan) informasi yang berupa symbol-simbol, (baik symbol verbal maupun visual). Simbol-simbol itu akan memberikan makna pada informasi yang diolah.

CIRI HUMAN RELATIONS


Human relations merupakan salah satu unsure penting bagi keberhasilan komunikasi baik dalam komunikasi antar personal maupun dalam komunikasi kelompok dan dalam public relations. Bahkan human relations juga sangat penting bagi seorang pemimpin yang sehari-harinya banyak melakukan komunikasi baik vertical maupun horizontal.
Di dalam pergaulan sehari-hari antara individu dengan individu, baik dalam lingkungan kecil maupun lingkungan besar human relations merupakan factor penting.
Di Negara-negara yang sudah maju human relations semakin mendapat perhatian para manajer dalam organisasi apapun, karena semakin diasakan pentingnya dalam rangka memecahkan berbagai masalah yang menyangkut factor manusia dalam manajemen.
Benturan-benturan psikologis dan konfli-konflik antara kepentingan pribadi dan kepentingan organisasi sering terjadi. Bukan saja antara manajer dengan karyawan tetapi juga antara karyawan dengan karyawan, yang benar-benar mengganggu jalannya roda organisasi dalam mencapai tujuannya.
Human relations juga dirasakan pentingnya oleh para manajer untuk menghilangkan luka-luka aibat salah komunikasi (mis-communication) dan salah interpretasi (mis-interpretation) yang terjadi antar manajer beserta karyawannya dengan public di luar organisasi.
Ciri hakiki human relations bukan “human” dalam pengertian wujud manusia (human being), melainkan dalam makna proses rohaniah yang tertuju pada kebahagiaan berdasarkan watak, sifat, perangai, kepribadian, sikap, tingkah laku, dan lain-lain aspek kejiwaan yang terdapat pada diri manusia.
Human relations dapat dilakukan atau terjadi dalam segala situasi dan dalam semua bidang kehidupan serta terhadap siapa saja.
Menurut Keith Davis ada tiga tujuan yang hendak dicapai oleh human relations yaitu mengusahakan agar para pegawai atau pekerja dapat :
1.      To cooperate (selalu bekerja sama)
2.      To produce ( menghasilkan produksi yang baik)
3.      To gain Statisfaction (dapat merasakan kepuasan dalam pekerjaan mereka yang meliputi segi-segi ekonomis, psikologis dan social)
Di tinjau dari segi pimpinan yang bertanggung jawab untuk pemimpin kelompok, human relations adalah interaksi dari orang-orang ke dalam suasana kerja dengan motivasi, mereka akan bekerja bersama-sama secara produktif, cooperative dengan kepuasan, baik mengenai segi-segi ekonominya, maupun psikologisnya dan sosialnya.
Terdapat 3 faktor yang mendasari interaksi manusia dengan manusia lainnya. Ketiga faktor tersebut adalah :
  1. Imitasi adalah tanggapan yang dipelajari, hasil nteraksi, pengaruh lingkungan dan bukan pembawaan sejak lahir. Imitasi tidak selalu bersifat positif. Misalnya sesorang dapat terpengaruh dengan tingkah laku orang lain yang tidak sesuai dengan norma dan aturan-aturan yang ada. Misalnya terpengaruh dari gaya hidup selebritis yang negatif dan dari lungkungan sekitarnya yang tidak sesuai dengan norma hidup masyarakat.
  2. Sugesti
Sugesti diterima seseorang dari orang lain yang mempunyai otoritas, prestise sosila yang tinggi atau ahli dalam lapangan tertentu. Sugesti ini memegang peranan penting dalam hidup kelompok karyawan, karena terdapat orang-orang yang mempunyai otoritas, mempunyai prestise sosial yang tinggi atau yang mempunyai keahlian dalam lapangan tertentu terutam dalam organisasi.
      3.   Simpati
Simpati adalah perasaan tertariknya seseorang kepada orang lain. Perasaan simpati ini dapat timbul secara tiba-tiba atau secara lambat laun. Timbulnya simpati adalah sebagai proses yang disadari dan timbulnya tidak atas dasar logis rasional melainkan berdasarkan penilaian perasaan. Pada simpati dorongan utama adalah ingin mengerti dan ingin kerjasama dengan orang lain.
Perbedaanya cukup jelas. Imitasi adalah prilaku seseorang untuk ingin sama atau mengikuti sesuatu dari orang lain. Sedangkan sugesti adalah sikap mengajak atau mempengaruhi orang lain. Dan simpati adalah perasaan suka atau tertariknya seseorang kepada orang lain.
·        Ciri-ciri adanya Human Relations
·        Human Relatuions  dalam teori dan praktek
·        Gaya Komunikasi
Ciri adanya Human Relations
Ciri adanya Human Relations yaitu hubungan kerja yang baik  dalam suatu kantor dapat dilakukan dengan dengan cara antara lain :
a.       Mengupayakan agar hubungan di dalam kantor atau lembaga jangan terlalu kaku, jangan terlalu formal sehingga menimbulkan jarak tang terlalu jauh antara sesama karyawan, antara atasan dan bawahan atau sebaliknya.
b.      Ciptakan suaana kerja yang menyenangkan
c.       Bagilah tugas pekerjaan sesuai dengan bidangnya masing-masing
d.      Ediakan perlengkapan yang cukup memadai dengan jenis pekerjaan masing-masing.
e.       Berilah kesempatan para karyawan untuk mengembangkan karirnya masing-masing sesuai dengan batas-batas kemampuannya.
·        Ada dua Peran Human Relatioins dalam membantu keberhasilan seorang manajer atau pemimpin dalamn melaksanakan tugasnya sehari-hari yaitu :
a.       Human Relations sebagai teknik atau alat konseling keberhasilan seorang manajer antara lain di tentukan bagaimana menerapkan Human Relations sebagai alat konseling.
b.      Human Relations adalah teknik pendekatan dan melakukan konseling yang banyak digunakan, serta dibagi menjadi 2 macam yaitu :
1.      Konseling terarah
Konseling terarah yaitu apabilah dalam proses konseling yang aktif adalah konselor
2.      Konseling tak terarah
Apabilah dalam proses yang aktif adalah konseling itu sendiri dan konselor hanya memancing masalah yang dihadapi konselor.
Diamping hal tersebut diatas sepertinya manajer juga menggunakan Human Relations dalam situasi kelompok untuk memecahkan masalah yang timbul dan situasi kerja pada karyawan.
·        Gaya Komunikasi
Setiap orang mempunyai kecenderungan tertentu sehubungan dengan orientasi nilainya, ada 4 orientasi nilai yang sangat besar pengaruhnya kepada cara orang berkomunikasi yaitu :
1.      Orientasi kepada tindakan
2.      Orientasi kepada proses
3.      Orientasi kepada orang
4.      Orientasi kepada Ide
Batas-batas maksimal untuk dicapai oleh seseorang dalam karirnya yaitu karena manusia kepribadian :
-         Kepribadiannya diatur
-         Keinginannya diprhatikan
-         Kebutuhan yang material dan non material
-         Kemampuannya di kembangkan secara teratur.
·        Mengembangkan kemampuan bawahan sampai tingkat yang maksimal. Untuk mengembangkan prinsip ini adalah tugas pimpinan untuk mengetahui bakat dan keahlian bawahannya dan pimpinan harus pula mengetahui batas-batas kemampuannya, agar dalam usaha pengembangan kemampuan itu.
·        Pekerjaan yang menarik dan penuh tantangan maksudnya adalah seorang yang sungguh-sungguh mau bekerja dan tidak mengarungi pekerjaan yang bersifat rutin.
·        Pengakuan dan penghargaan atas pelaksanaan tugas dengan baik, kemungkinan harus capat mengakui dan menghargai pelaksanaan tugas seorang bawahan.
·        Alat perlengkapanyang cukup seiring keterlambatan terjadi dalam pelaksanaan tugas
·        Setiap orang harus ditempatkan menurut keahliannya dan kecakapannya untuk itu sangat penting bagi seorang pemimpin, untuk mengetahui bakat dan keahlian bawahannya dan juga haru mengetahui batas-batas kemampuan bawahannya.
·        Batas jasa harus setimpal dengan jasa yang diberikan setiap organisasi harus memperhatikan hidup yang layak baginya dan keluarganya.
9 Cara untuk memotivasi orang :
1.      Pujian : awalilah dengan pujian dan ucapan terimah kasih dengan tulus
2.      Jangan menuduh
3.      Intropeksi
4.      Pertanyaan positif
5.      Harga diri
6.      Contoh yang baik
7.      Berfikir positif
8.      Bahagi

Consumer Sales Promotion


Definisi Promosi Penjualan:
Sales Promotion: Merupakan suatu bujukan langsung yang menawarkan insentif atau nilai lebih untuk suatu produk pada sales force, distributor atau konsumen langsung dengan tujuan utama yaitu menciptakan penjualan yang segera.
Definisi promosi penjualan menurut institute of sales promotion in England: Promosi penjualan terdiri dari serangkaian teknik yang digunakaan untuk mencapai sasaran-sasaran penjualan/ pemasaran dengan menggunakan biaya yang efektif, dengan memberikan nilai tambah pada produk atau jasa baik kepada para perantara maupun pemakai langsung, biasanya tidak dibatasi dalam jangka waktu tertentu.
Inti dari kegiatan promosi adalah manfaat, atau alasan mengapa calon pembeli harus membeli produk atau jasa yang kita tawarkan. Manfaat yang dimiliki setiap produk atau jasa dapat dikelompokkan menjadi 3 yaitu:
-         Fungsi. Apa yang dapat dilakukan oleh produk atau jasa tersebut, (contoh: makanan ringan yang hanya membutuhkan waktu 3 menit untuk menyiapkannya)
-         Citra. Gaya, prestise dan nilai emosional dari produk atau jasa tersebut
-         Manfaat extra. Manfaat lain yang bukan bagian utama dari produk atau jasa tersebut (contoh: tambahan buku tulis gratis dan kupon potongan harga)
Promosi penjualan menggambarakan insentif-insentif dan hadiah-hadiah
untuk membuat para pelanggan membeli barang-barang perusahaan sekarang ketimbang nanti. Jika iklan adalah alat jangka panjang untuk membentuk perilaku pasar terhadap suatu merk, promosi penjualan dimaksudkan sebagai alat jangka pendek untuk memicu terjadinya tindakan pembelian. Promosi penjualan menghasilkan respons-respons yang lebih cepat dan terukur dalam penjualan daripada yang dapat dilakukan oleh iklan. Sekarang ini pembagian antara periklanan dan promosi penjualan adalah 30-70.
Pertumbuhan promosi penjualan yang mencerminkan prioritas perusahaan yang lebih tinggi berkaitan dengan penjualan saat ini daripada terhadap pembentukan merk jangka panjangnya. Ini adalah satu bentuk hasil dari transaction marketing (TM) ketimbang relationship marketing (RM).
Promosi penjualan dapat diarahkan pada pengecer, pelangan dan tenaga penjualan. Pengecer akan bekerja lebih keras jika diberi penawaran diskon harga, jatah iklan dan display, dan produk-produk gratis. Mungkin pelanggan membeli produk kita jika disediakan kupon-kupon potongan harga, paket harga, hadiah-hadiah dan jaminan-jaminan. Tenaga penjual akan beroperasi dengan lebih giat sebagai respons atas diselenggarakannya kontes-kontes berhadiah untuk kinerja terbaik.
Tujuan Sales-Promotion
1.      Peningkatan uji coba dan pengulangan pembelian
2.      Peningkatan frekuensi dan kuantitas
3.      Menghitung penawaran-penawaran dari pesaing
4.      Membangun ‘Customer database’ dan peningkatan ingatan konsumen
5.      Cross-selling dan perluasan dari penggunaan dari suatu merk
6.      Memperkuat brand image dan Memperkuat brand relationship
Keterangan:
Peningkatan uji coba dan pengulangan pembelian
Untuk menarik perhatian calon konsumen baru, alat dari sales promotion dapat menurunkan resiko dari konsumen yang berusaha mencoba sesuatu yang baru.seperti menawarkan harga yang murah atau buy one get one free.
Peningkatan frekuensi dan kuantitas
Untuk menaikkan frekuensi dari pemebelian, Hal pertama yang harus dilakukan perusahaan adalah menghitung frekuensi pembelian secara teratur, pada pesanan utuk mengatur suatu tujuan, lalu harus menyusun strategi yang akan membuat konsumen akan membeli produk lebih sering.
Menghitung penawaran-penawaran dari pesaing
Pergunakan frekuensi yang berhubungan tinggi dengan para pesaing pada kategori produk tertentu.
Contohnya: Perusahaan-perusahaan penerbangan berusaha untuk memberikan penawaran-penawaran menarik. Garuda airlines membuka devisi City link memberikan harga murah untuk penerbangan ke Surabaya, itu dimaksud untuk mengimbangi lion air yang juga memberikan harga yang murah.
Membangun ‘Customer database’ dan peningkatan ingatan konsumen
Dengan menggunakan Promosi untuk membangun pusat data yang berhubungan dengan informasi konsumen. Dengan begitu perusahaan dapat merencanakan program-program “reward� dan memelihara hubungan dengan konsumen, yang terutama sekali adalah memilih yang paling menguntungkan perusahaan.
Cross-selling dan perluasan dari penggunaan dari suatu merk
Konsumen yang sudah terbiasa dengan suatu merk dan percaya, itu sudah cukup untuk membuat pembelian berulang, jika menjual kepada konsumen suatu produk lain tetapi dibawah merk yang sama atau yang membuat produk tersebut adalah perusahaan yang sama dapat lebih efektif dari pada menjual kepada konsumen yang tidak terbiasa dengan merk.
Memperkuat brand image dan Memperkuat brand relationship
Bagaimana Mc Donald’s melakukan promosi untuk memperkuat “image� bahwa McDonals’s adalah tempat yang sesuai untuk anak-anak? SAlah satu caranya adalah menawarkan “figure� dari film terbaru Disney yaitu Teenie Beanies (versi yang lebih kecil dari mainan yang popular). Di beberapa restaurant Mc D banyak para konsumen yang sudah menunggu toko dibuka sejak jam 5.30 pagi.
Consumer-market Sales Promotion Techniques
1.Coupons (kupon)
Sertifikat yang memberi hak pada pemegangnya untuk mendapat pengurangan harga seperti yang tercetak untuk pembelian produk tertentu. Kupon dapat dikirim, disertakan atau dilampirkan pada produk, atau diselipkan dalm iklan di majalah dan Koran. Kupon agar efektif sebaiknya memberika penghematan 15% sampai 20%
2.Price-off Deals
Memberikan potongan harga langsung di tempat pembelian, biasanya potongan harga berkisar dari 10% -25%.
3.Premium and advertising specialties
Barang yang ditawarkan dengan biaya yang relative rendah atau gratis sebagai insentif untuk membeli produk tertentu. Premi dengan paket menyertai produk di dalam atau pada kemasan. Kemasan itu sendiri, jika berupa wadah yang dapat digunakan kembali dapat berfungsi sebagai premi. Contohnya: sabun lux melakukan promosi yang menyelipkan cincin berlian dalam kemasannya.
advertising specialties mempunya 3 elemen kunci, yaitu: a message, place on a useful item, and given to consumers with no obligation. Contohnya kalender, t-shirts, coffe mugs, topi base ball, pens and computer mose pad.
4.Contest and sweepstakes (Kontes dan Undian)
Hadiah adalah tawaran kesempatan untuk memenangkan uang tunai, perjalanan atau barang-brang karena membeli sesuatu. Ada juga beberapa kontes tentang mebuat jingle suatu produk.
5.Sampling and trial offers (pemberian contoh produk)
Penawaran gratis untuk sejumlah produk atau jasa. Sampel itu dapat dikirim dari rumah ke rumah, dikirim lewat pos, diambil di toko, disertakan pada produk lain atau dipajang dalam suatu penawaran iklan. Pemberian sample adalah cara yang paling efektif dan paling mahal untuk memperkenalkan suatu produk baru.
6 teknik yang dipergunakan pada “sampling�
a.In-store sampling
Yang umum digunakan untuk produk-produk makanan dan kosmetika.
b.Door-to-door sampling
Teknik ini lumayan mahal karena besarnya biaya tenaga kerja, tetapi dapat efektif jika pemasar mempunyai informasi lokasi yang sesuai dengan segmentasi dan target yang akan dicapai pada area geografi tertentu.
c.Mail sampling
Mengirimkan sample melalui jasa pos. Sekali lagi perusahaan harus mengetahui kode daerah pos yang dapat ditargetkan. Bisa juga jasa layanan pos merupakan alternative dari distribusi door-to-door.
d.Newspaper sampling
Teknik yang popular pada beberapa tahun terakhir ini dan hampir 42% konsumen melapor menerima “sample�
e.On-Package sampling
Teknik dimana “sample� barang disisipkan pada kemasan produk lain, sangat berguna untuk “Brands Targeted“ Contohnya: Pembelian RInso Berhadiah Molto Softener kemasan kecil. Pembelian shampoo pantene berhadiah conditioner pantene.
f.Mobile sampling
Membawa keluar logo untuk menghiasi mall, area rekreasi, pekan raya dan pusat perbelanjaan.
6.Brand (Product) placement
Salah satu teknik dari sales promotion untuk mencapai pasar dengan memasukan produk pada sebuah acara televise atau film.
Contoh: agent inggris 007, james bond, menggantikan mobil Aston martin sports dengan New BMW Z3, suatu penempatan merk pada film golden eye sehingga pihak promosi BMW menghasilkan 6000 pesanan untuk tipe Z3.
7.Rebates (Rabat/ tawaran pengembalian tunai)
Memberikan pengurangan harga setelah pembelian terjadi dan bukab pada took pengecer. Konsumen mengirim “bukti pembelian� tertentu kepada produsen.
Dikenal dalam tawaran barang konsumsi sebagai “beli tiga, dapat satu gratis�.
8.Frequency (Continuity) programs
Ini merupakan salah satu teknik “sales promotion� yang popular diantara konsumen. Frequency programs, juga mengarah kepada program-program yang berkelanjutan, seperti menawarkan konsumen discount atau hadiah produk gratis untuk mencapai terjadinya pengulangan dalam pembelian atau langganan dari merk atau perusahaan yang sama.
9.Event Sponsorship
Ketika perusahaan mensponsori suatu acara, seperti pertandingan balap mobil, konser musik atau acara amal, itu membuat merk sangat ditonjolkan pada acara tersebut sehingga membuat kredibilitas Merk meningkat bersamaan dengan para penonton di acara tersebut.Contoh: Bank Mandiri mensponsori acara berbagi dengan aceh, Wishmilak mengadakan pertandingan Tennis international di Bali.
Penentuan dari strategi Consumer sales promotion:
1.Mengerakkan motivasi melalui partnership strategi
2.Mengerakkan motivasi melalui loyalty strategi
Partnership Strategies
Cross promotion
is the promotion of two or more products together
Contoh: cheese dan crakers
Tie-in promotion
Is the linking of two products in advertising and in store merchandising promotion
Contoh: Promosi film Lord of the Rings movies pada 10.000 restoran Burger King. Demikian juga dengan JVC, sebuah perusahaan yang bergerak dibidang elektronik yang menanda tangani kontrak eksklusif mensponsori trilogy dari film lord of The Rings. Produk dari JVC adalah DVD players dan VCR paket yg mempromosikan “The Fellowship of The New Line�.
Loyalty Strategies
In loyalty promotion, a company offers premiums or other incentive when
customer makes multiple purchase over time.
Sebuah program kesetiaan dapat menjadi kelengkapan yang baik sebagai bagian dari suatu program pengelolaan hubungan pelanggan, Namun banyak program kesetiaan sejenis itu yang tidak menghasilkan kesetiaan.
Contohnya: bagaimana seorang penumpang pesawat yangs sering terbang dapat menjadi konsumen yang loyal jika pelanggan masih dihadapkan pada masalah-masalah penerbangan dibatalkan, kehilangan bagasi dan awak pesawat yang tidak peduli?
Loyalty atau di dunia marketing dikenal dengan istilah brand loyalty dapat di indikasikan dari tingkat ketahanan pelanggan berada pada satu perusahaan (Customer retention rate). Rata-rata perusahaan kehilangan setengah dari pelanggannya dalam waktu kurang dari lima tahun. Perusahaan-perusahaan dengan tingkat kesetiaan merk yang tinggi akan kehilangan kurang dari 20% pelanggan salam lima tahun. Namun tingkat Customer retention rate yang tinggi dapat juga mengindikasikan hal-hal lain selain dari kesetiaan. Beberapa konsumen tetap setia pada suatu produk karena malas mencari alternative lain atau tidak peduli akan pilihan-pilihan tersebut atau sedang tersandera dalam suatu kontrak jangka panjang.
Untuk menciptakan pelanggan-pelanggan yang setia, perusahaan dituntut untuk melakukan diskriminasi antara pelanggan-pelanggan yang menguntungkan dan yang tidak menguntungkan bagi perusahaan. Tidak ada perusahaan yang dapat diharapkan untuk memberikan perhatian yang sama pada seorang pelanggan yang tidak menguntungkan seperti pada pelanggan yang menguntungkan. Perusahaan yang cerdik akan mendefinisikan tipe-tipe pelanggan yang sedang mereka cari, mana yang akan paling diuntungkan oleh penawaran-penawaran perusahaan; pelangan-pelangan inilah yang paling munkin menjadi setia. Dan pelanggan setia akan memberi keuntungan pada perusahaan di kemudian hari melalui arus kas jangka panjang dan akan menghasilkan sebarisan pelanggan baru bagi perusahaan sebagai hasil rekomendasi darinya.
Perusahaan memang sudah seharusnya berusaha untuk membangun pelanggan-pelanggan setia, meskipun begitu kesetiaan akan tidak dapat menjadi sebegitu kuatnya sehingga pelanggan dapat menahan godaan dari seseorang pesaing yang mendatangi mereka dengan proposisidengan nilai-nilai lebih kuat serta dapat memberikan pelanggan semua yang sudah mereka dapatkan sekarang ini, ditambah dengan keuntungan-keuntungan lainnya.
Keuntungan dari Frequent shopper programs/Loyalty Programs:
1.Kelengkapan data dari konsumen seperti data demografi dan informasi lainnya ketika para konsumen ikut serta pada program dan ketika mereka termotivasi untuk mengidentifikasikan diri mereka sendiri pada setiap transaksi.
2.Konsumen termotivasi oleh tawaran reward untuk meningkatkan jumlah pada setiap jumlah pembelian pada setiap datang.
Masalah yang utama pada penggunaan Frequent shopper Card adalah
Ketika konsumen lupa membawa kartunya pada waktu belanja.
Ketika konsumen terburu-buru kemungkinan memutuskan untuk tidak menunjukkan kartu pada transaksi pembelian.
Kartu sering terselip pada dompet konsumen oleh kartu-kartu yang lain.
Kekuatan dan Keterbatasan dari sales Promotion secara keseluruhan�
Kekuatan utama dari consumer sales promotion adalah menaikan angka penjualan. Keuntungan hanya terjadi jika pada kasus-kasus di mana promosi penjualan berhasil mengajak pelanggan-pelanggan baru untukmencoba produk mereka dan di mana para pelanggan baru tersebut lebih menyukai produk baru tersebut dibandingkan dengan produk merk lama yang biasa mereka pakai. Namun banyak promosi penjualan hanya dapat menarik minat orang-orang yang suka berganti merk, yaitu mereka yang mencari harga yang paling murah, yang secara alamiah akan mencampakkan satu merk jika suatu merk lain sedang diobral. Promosi penjualan biasanya kurang memungkinkan untuk membujuk penguna-pengguna loyal dari merk lain dan pindak ke merk perusahaan anda.
Promosi penjualan bekerja sangat buruk pada pasar produk yang memiliki kemiripan merk yang tinggi. Promosi cenderung untuk menarik minat orang-orang yang suka beralih merk yang mencarai harga murah atau hadiah-hadiah dan mereka yang tidak setia pada satu merk. Lebih baik menggunakan promosi penjualan pada pasar-pasar produk yang memiliki ketidakmiripan merk yang tinggi, dimana pelanggan baru akan merasa bahwa mereka lebih menyukai produk anda dan fitur-fitur yang terdapat didalamnya daripada produk-produk yang menjadi pilihan mereka sebelumnya.
Promosi penjualan cenderung untuk lebih banyak digunakan oleh merk-merk yang lebih kecil memiliki lebih sedikit dana untuk dibelanjakan dalam iklan, dan dengan biaya yang sedikit dana untuk dibelanjakan dalam iklan, dan dengan biaya yang sedikit mereka dapat membuat orang-orang minimal mencoba produk mereka.
Promosi penjualan secara umum seharusnya dipergunakan dengan hemat, pemberian harga murah, kupon,potongan-potongan harga dan hadiah-hadiah yang dilakukan secara terus menerus dapat mengurangi nilai suatu merk dalam pikiran pelanggan. Hal ini akan membuat para pelanggan cenderung menunggu promosi penjualan berikutnya dan tidak membeli produk-produk tersebut sekarang juga.
Pilihlah promosi penjualan yang sesuai atau menambah citra merk dan menambah menambah nilai produk anda. Cobalah untuk menggunakan promosi penjualan bersama-sama dengan iklan. Iklan akan menjelaskan mengapa pelanggan sebaiknya membeli produk tersebut dan promosi penjualan menyediakan insentif-insentif yang mendorong calon pelanggan untuk membeli. Jika keduanya digunakan secara bersama-sama, iklan dan promosi penjualan akan menjadai kombinasi yang luar biasa.

Kekuasaan Dalam Organisasi Dan Beberapa Pendekatan


Orang-orang yang berada pad pucuk pimpinan suatu organisasi seperti manajer, direktur, kepala dan sebagainya, memiliki kekuasaan power) dalam konteks mempengaruhi perilaku orang-orang yang secara struktural organisator berada di bawahnya.  Sebagian pimpinan menggunakan kekuasaan dengan efektif, sehingga mampu menumbuhkan motivasi bawahan untuk bekerja dan melaksanakan tugas dengan lebih baik.  Namun, sebagian  pimpinan lainnya tidak mampu memakai kekuasaan dengan efektif, sehingga aktivitas untuk melaksanakan pekerjaan dan tugas tidak dapat dilakukan dengan baik.  Oleh karena itu, sebaiknya kita bahas secara erperinci tentang jenins-jenis kekuasaan yang sering digunakan dalam suatu organisasi.
Dalam pengertiannya, kekuasaan adalah kualitas yang melekat dalam satu interaksi antara dua atau lebih individu (a quality inherent in an interaction between two or more individuals).  Jika setiap individu mengadakan interaksi untuk mempengaruhi tindakan satu sama lain, maka yang muncul dalam interaksi tersebut adalah pertukaran kekuasaan.
Menurut French dan Raven, ada lima tipe kekuasaan, yaitu :
  • Reward power
Tipe kekuasaan ini memusatkan perhatian pada kemampuan untuk memberi ganjaran atau imbalan atas pekerjaan atau tugas yang dilakukan orang lain.  Kekuasaan ini akan terwujud melalui suatu kejadian atau situasi yang memungkinkan orang lain menemukan kepuasan.  Dalam deskripsi konkrit adalah ‘jika anda dapat menjamin atau memberi kepastian gaji atau jabatan saya meningkat, anda dapat menggunkan reward power anda kepada saya’.  Pernyataan ini mengandung makna, bahwa seseorang dapat melalukan reward power karena ia mampu memberi kepuasan kepada orang lain.
  • Coercive power
Kekuasaan yang bertipe paksaan ini, lebih memusatkan pandangan kemampuan untuk memberi hukuman kepada orang lain.  Tipe koersif ini berlaku jika bawahan merasakan bahwa atasannya yang mempunyai ‘lisensi’ untuk menghukum dengan tugas-tugas yang sulit, mencaci maki sampai kekuasaannya memotong gaji karyawan.  Menurut David Lawless, jika tipe kekuasaan yang poersif ini terlalu banyak digunakan akan membawa kemungkinan bawahan melakukan tindakan balas dendam atas perlakuan atau hukuman yang dirasakannya tidak adil, bahkan sangat mungkin bawahan atau karyawan akan meninggalkan pekerjaan yang menjadi tanggung jawabnya.
  • Referent power
Tipe kekuasaan ini didasarkan pada satu hubungan ‘kesukaan’ atau liking, dalam arti ketika seseorang mengidentifikasi orang lain yang mempunyai kualitas atau persyaratan seperti yang diinginkannya.  Dalam uraian yang lebih konkrit, seorang pimpinan akan mempunyai referensi terhadap para bawahannya yang mampu melaksanakan pekerjaan dan bertanggung jawab atas pekerjaan yang diberikan atasannya.
  • Expert power
Kekuasaa yang berdasar pada keahlian ini, memfokuskan diripada suatu keyakinan bahwa seseorang yang mempunyai kekuasaan, pastilah ia memiliki pengetahuan, keahlian dan informasi yang lebih banyak dalam suatu persoalan.  Seorang atasan akan dianggap memiliki expert power tentang pemecahan suatu persoalan tertentu, kalau bawahannya selalu berkonsultasi dengan pimpinan tersebut dan menerima jalan pemecahan yang diberikan pimpinan.  Inilah indikasi dari munculnya expert power.
  • Legitimate power
Kekuasaan yang sah adalah kekuasaan yang sebenarnya (actual power), ketika seseorang melalui suatu persetujuan dan kesepakatan diberi hak untuk mengatur dan menentukan perilaku orang lain dalam suatu organisasi.  Tipe kekuasaan ini bersandar pada struktur social suatu organisasi, dan terutama pada nilai-nilai cultural.  Dalam contoh yang nyata, jika seseorang dianggap lebih tua, memiliki senioritas dalam organisasi, maka orang lain setuju untuk mengizinkan orang tersebut melaksanakan kekuasaan yang sudah dilegitimasi tersebut.
Dari  lima tipe kekuasaan di atas mana yang terbaik?  Scott dan Mitchell menawarkan satu jawaban.  Harus dingat bahwa kekuasaan hampir selalu berkaitan dengan praktik-praktik seperti penggunaan rangsangan (insentif) atau paksaan (coercion) guna mengamankan tindakan menuju tujuan yang telah ditetapkan.  Seharusnya orang-orang yang berada di pucuk pimpinan, mengupayakan untuk sedikit menggunakan insentif dan koersif.  Sebab secara alamiah cara yang paling efisien dan ekonomis supaya bawahan secara sukarela dan patuh untuk melaksanakan pekerjaan adalah dengan cara mempersuasi mereka.  Cara-cara koersif dan insentif ini selalu lebih mahal, dibanding jika karyawan secara spontas termotivasi untuk mencapai tujuan organisasi yang mereka pahami berasal dari kewenangan yang sah (legitimate authority).
Memperbaiki Kemampuan Berkomunikasi dalam Organisasi
Salah satu karakteristik antarmanusia (human comunication) menegaskan, bahwa tindak komunikasi akan mempunyai efek yang dikehendaki (intentional effect) dan efek yang tidak diehendaki (unintentional effect).  Pernyataan tersebut bermakna, bahwa apa yang kita katakan dan apa yang kita lakukan pada orang lain tidak selalu diinterpretasi dan sama seperti yang kita kehendaki.  Kenyataan ini dapat terjadi pada setiap konteks komunikasi, baik konteks komunikasi antarpribadi, kelompok, massa, ataupun komunikasi organisasi.
Mengakhiri uraian pada kegiatan belajar 2 ini, kita akan membahas prinsip-prinsip umum untuk memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi, yaitu :
1)             Prinsip yang pertama adalah bagaimana mendefinisikan tujuan kita berkomunikasi.  Orang berkounikasi untuk memperoleh hasil yang diharapkan, namun mereka tidak selalu tahu dengan tepat hasil-hasil apa yang mereka cari.  Untuk inilah, memberi batasan terhadap tujuan kita berkomunikasi merupakan faktor yang menentukan keberhasilan kita berkomunikasi dalam suatu organisasi.Ada dua cara yang bisa dilakukan untuk mendefinisikan tujuan berkomunikasi, yaitu:
·        Apa yang kita inginkan untuk terjadi.  Artinya pastikan bahwa tujuan kita berkomunikasi sudah specifik, karena kalau tujuan kita tidak jelas, maka kita tidak akan selalu siap untuk menyampaikan pesan kepada orang lain.
·        Memastikan apa tujuan kita realistis, dalam arti apakah tujuan yang kita harapkan memiliki peluang untuk berhasil atau tidak.  Misalnya, apakah atasan kita akan mempromosikan jabatan kita atau menaikkan gaji kita, kalau penampilan dan prestasi kerja kita masih di bawah ukuran normal?  Kalau itu yang terjadi, maka tujuan kita tidak realistis.
2)             Prinsip kedua dalam memperbaiki kemampuan berkomunikasi dalam organisasi adalah bagaimana memilih audiens yang ‘terbaik’.  Setiap pesan yang kita sampaikan, akan mempunyai beberapa audiens yang potensial, karena berkomunikasi dengan setiap orang mensyaratkan satu pendekatan yang berbeda dan kemungkinan akan mendapatkan hasil yang berbeda-beda pula.
Dalam suatu organisasi, prosedur yang ada biasanya mensyaratkan orang untuk menjelaskan setiap gagasan ataupun persoalannya kepada orang lain dengan tegas.  Kalau pimpinan suatu organisasi terlalu sibuk, tidak ramah ataupun tidak tertarik dengan gagasan atau pun persoalan yang kita lontarkan, masih ada cara lain untuk menyampaikan keinginan itu, misalnya dalam suatu pertemuan yang diadakan.  Oleh karena itu, memilih siapa audiens yang memungkinkan kita dapat menyampaikan persoalan, pendapat ataupun gagasan secara bebas, perlu kita perhatikan kalau kita menginginkan pesan-pesan organizational yang kita sampaikan sesuai dengan apa yang kita harapkan.
3)       Prinsip ketiga adalah menggunakan saluran (channel) yang terbaik.  Ada beberapa saluran komunikasi baik secara lisan maupun tertulis yang dapat digunakan untuk menyampaikan pesan-pesan organisasional.  Memilih satu dari beberapa saluran komunikasi yang ada seharusnya tidak menjadi keputusan yang dilakukan sambil lalu, karena setiap saluran komunikasi mempunyai keuntungan sekaligus kerugian.
Ada dua jenis saluran, yaitu:
a.        saluran komunikasi lisan (oral communication). Saluran komunikasi lisan mempunyai beberapa keuntungan yaitu: (1) Keuntungan terbesar dari komunikasi lisan adalah kecepatannya, dalam arti ketika kita melakukan tindak komunikasi dengan orang lain, pesan dapat disampaikan dengan segera.  Aspek kecepatan ini akan bermakna kalau waktu menjadi persoalan yang esensial.  (2) Munculnya umpan balik segera (instant feedback).  Artinya penerima pesan dapat dengan segera memberi tanggapan atas pesan-pesan yang kita sampaikan.  (3) Meberi kesempatan kepada pengirim pesan untuk mengendalikan situasi, dalam arti sender dapat melihat keadaan penerima pesan pada saat berlangsungnya tindak komunikasi tersebut.  Jika kita memiliki kemampuan berbicara yang lebih baik, memungkinkan pesan-pesan yang kita sampaikan akan menjadi lebih jelas dan cukup efektif untuk dapat diterima oleh receiver.
b.        Saluran komunikasi tertulis (written communication).  Pada komunikasi tertulis, keuntungannya adalah bahwa ia bersifat permanen, karena pesan-pesan organisasional yang disampaikan dilakukan secara tertulis.  Selain itu, catatan-catatan tertulis juga mencegah kita untuk melakukan penyimpangan (distorsi) terhadap gagasan-gagasan yang kita sampaikan.  Dengan perkataan lain, ada jaminan bahwa pa yang kita katakan adalah apa yang akan diterima receiver.
Mana yang terbaik dari kedua saluran komunikasi di atas?  Tidak ada jawaban atas pertanyaan tersebut, karena eberapa pesan hanya akan efektif kalau disampaikan secara lisan dan beberapa pesan lain akan lebih mudah kalau disampaikan secara tertulis.  Oral communication biasanya disarankan untuk dilakukan, kalau pesan yang ingin disampaikan bersifat pribadi.  Ia juga berguna kalau kita membutuhkan umpan balik yang cepat.  Sementara komunikasi tertulis merupakan pilihan terbaik kalau kita menginginkan pesan yang kita sampaikan menjadi lebih formal atau resmi.  Juga saluran tertulis akan lebih baik jika kita harus memilih kata-kata dengan cermat, di samping juga kalau kita ingin mengkomunikasikan gagasan-gagasan yang rumit (complicated).
Beberapa Pendekatan Dalam Komunikasi Organisasi
Sosiolog Aimitai Etzioni mengatakan bahwa masyarakat kita adalah masyarakat organisasi.  Kita dilahirkan dalam organisasi dan dididik dalam suatu organisasi pula serta sebagian besar dari kita menghabiskan mayoritas hidupnya dengan bekerja untuk organisasi.
Dalam kegiatan belajar 3 ini, kita akan mempelajari beberapa pendekatan yang berhubungan dengan pelaksanaan komunikasi dalam suatu organisasi.  Pendekatan-pendekatan tersebut meliputi:
  1. Pendekatan Struktur dan Fungsi Organisasi
Teori pertama yang memiliki berkaitan dengan pendekatan ini adalah teori birokrasi yang diperkenalan oleh Max Weber, seorang teoritis terkenal sepanjang zaman.  Ia mendefinisikan organisasi sebagai sistem dari suatu aktivitas tertentu yang bertujuan dan berkesinambungan.
Inti dari teori Weber mengenai birokrasi adalah konsep mengenai kekuasaan, wewenang dan leitimasi.  Menurut Weber, kekuasaan adalah kemampuan seseorang dalam setiap hubungan sosial guna mempengaruhi orang lain.  Ia juga mengemukakan adanya tiga jenis kewenangan (otoritas) yaitu:
a)       Kewenangan tradisional terjadi ketika perintah atasan dirasakan sebagi sesuatu yang sudah pantas atau sudah benar menurut ukuran tradisi.
b)       Kewenangan birokratik merupakan bentuk yang paling relevan dalam birokrasi, karena kekuasan diperoleh dari aturan-aturan birokrasi yang disepakati oleh seluruh anggota organisasi.
c)        Kewenangan karismatik merupakan kekuasaan yang diperoleh karena karisma dari kepribadian seseorang.
Selain itu, Weber juga mengemukakan pandangannya mengenai enam prinsip birokrasi yang terdiri atas:
1)       Birokrasi didasarkan pada aturan-aturan yang memungkinkan diseselasikannya suatu persoalan.
2)       Birokrasi mengenal pembagian kerja secara sistematis terhadap tenaga kerja.  Setiap tenaga kerja memiliki hak dan kekuasaan yang terdefenisikan secara jelas.
3)       Inti dari birokrasi adalah adanya penjenjangan (hirarki).
4)       Pimpinan diangkat berdasarkan kemampuan dan pendidikan mereka.
5)       Birokraasi harus memiliki kebebasan untuk mengalokasikan sumber-sumber yang ada dalam lingkup pengaruhnya.
6)       Birokrasi mensyaratkan pengelolaan arsip yang rapi.
Teori lain yang berhubungan dengan pendekatan struktur dan fungsi organisasi adalah teori sistem.  Menurut Chester Barnard, organisasi hanya dapat berlangsung melalui kerjasama antarmanusia, dan bahwa kerjasama adalah sarana di mana kemampuan individu dipadukan guna ,mencapai tujuan bersama atau tujuan yang lebih tinggi.
Sementara menurut Daniel Katzdan Robert Kahn, sebagai suatu sistem sosial organisasi memiliki keunikan di dalam kebutuhannya guna memelihara berbagai masukan untuk menjaga agar berbagai perilaku manusia di dalam organisasi tersebut tetap terkendali.  Itu artinya, sistem memiliki tujuan-tujuan bersama yang mengharuskan menomor duakan kebutuhan individu-individu.
  1. Pendekatan Hubungan Manusiawi (Human Relation).
Pendekatan struktural dan fungsional mengenai organisasi dianggap hanya menekankan pada produktivitas dan penyelesaian tugas, sedangkan faktor manusia yang diabaikan.  Menurut Chris Agrys, praktik organisasi yang demikian dipandang tidak manusiawi, karena penyelesaian suatu pekerjaan telah mengelahkan perkebangan individu dan keadaan ini berlangsung secara berulang.  Ketika kompetensi teknis dinomorsatukan maka kompetensi antarpribadi dikurangi.  Berdasarkan pemikiran itu maka pendekatan human realtions ini muncul.  Ada beberapa anggapan dasar dari pendekatan ini:
1)       Produktivitas ditentukan oleh norma sosial, bukan psikologis.
2)       Seluruh imbalan yang bersifat non ekonomis, sangat penting dalam memotivasi para karyawan.
3)       Karyawan biasanya memberikan suatu reaksi persoalan, mengutamakan kelompok daripada individu.
4)       Kepemimpinan memberikan peranan yang sangat penting dan mencakup aspek formal dan informal.
5)       Komunikasi merupakan proses penting dalam pengambilan keputusan.
  1. pendekatan Komunikasi sebagai Proses Pengorganisasian
didasarkan pada anggapan bahwa komunikasi organisasi sebagai suatu proses pengorganisasian.  Teori pengorganisasian memandang organisasi bukan sebagai suatu struktur atau kesatuan, tetapi suatu aktivitas.  Jadi organisasi adalah sesuatu yang akan dicapai oleh sekelompok orang melalui proses yang terus menerus dilaksanakan. Artinya sekelompok orang melakukan apa yang harus dilakukan secara berkesinambungan.
Inti dari setiap organisasi adalah bahwa orang bertindak dalam suatu cara tertentu, sehingga perilaku mereka saling terkait, perilaku seseorang bergantung pada perilaku yang lain.  Ukuran dari itu komunikasi memainkan peran di dalamnya.  Jadi aktivitas pengorganisasian terdiri dari “interaksi ganda”, yaitu suatu tindakan yang diiukuti oleh suatu respon dan kemudian tindakan penyesuaian.
Pemikiran strukturasi dalam organisasi oleh Poole dan McPhee dijelaskan bahwa struktur organisasi diciptakan ketika sekelompok orang saling berkomunikasi melalui saluran tertentu.  Komunikasi tersebut terbagi dalam tiga jenjang, yaitu:
1)       konsepsi, pemikiran yang meliputi seluruh bagian dari kehidupan organisasi di mana orang-orang membuat berbagai keputusan dan pilihan. Tahap ini dilakukan oleh top manajemen.
2)       Implementasi, yaitu penjabaran formal dari konsep yang diputuskan atau dipillih. Taha ini dilakukan oleh midle manajemen.
3)       Penerimaan, yaitu tindakan-tindakan yang mengacu pada keputusan-keputusan organisasi. Tahap ini biasanya dilakukan oleh karyawan.
  1. Pendekatan Organisasi sebagai Kultur.
Dikemukakan oleh Michael Paconowsky dan Nock o’DonnelTrijullo yang memandang organiasasi sebagai suatu kultur, dalam arti bahwa komunikasi organisasi merupakan pandangan hidup (way of life) bagi para anggotanya..  Menurut  Pacanowsky dan Trujillo ada lima bentuk penampilan organisasi, yaitu:
a)       Ritual yaitu merupakan bentuk penampilan yang diulang-ulang secara teratur, suatu aktuvutas yang  dianggap oleh suatu kelompok sebagai sesuatu yang sudah biasa dan rutin.  Ritual merupakan bentuk penampilan yang penting karena secara tetap akan memperbarui pemahaman kita mengenai pengalaman bersama dan memberikan legitimasi terhadap sesuatu yang kita pikirkan, rasakan dan kita lakukan.
b)       Hasrat yaitu bagaimana para karyawan dapat mengubah pekerjaan-pekerjaan rutin dan membosankan menjadi menarik dan merangsang minat.  Cara yang biasa digunakan adalah dengan penuturan pengalaman pribadi, rekan sekerja ataupun pengalaman yang diorganisasi ataupun perusahaan tempat ia bekerja.
c)        Sosialitas yaitu bentuk penampilan yang memperkuat suatu pengertian bersama mengeni kebenaran ataupun norma-norma dan penggunaan aturan-aturan dalam organisasi, seperti kata susila dan sopan santun.  Aspek lain dari sosialitas adalah ‘privacy’, yaitu penampilan sosialitas yang dikomunikasikan dengan penuh perasaan dan bersifat sangat pribadi seperti pengakuan, memberi nasihat dan penyampaian kritik.
d)       Politik organisasi yaitu merupakan bentuk penampilan yang menciptakan dan memperkuat minat terhadap kekuasaan dan pengaruh, seperti memperlihatkan kakuatan diri, kekuatan untuk mengadakan proses tawar menawar (bargaining power) dan sebagainya.
e)       Enkulturasi yaitu proses mengajarkan budaya kepada para anggota organisasi.  Contoh bentuk penampilan ini adalah ‘learning theropes’ yang terdiri dari urut-urutan penampilan ketika orang mengajarkan kepada orang lain tentang bagaimana mengerjakan sesuatu.
Teori Integritas dalam Komunikasi Organisasi
Teori system dalam komunikasi organisasi biasanya dipandang pula sebagai ‘strutural fungsional’, seperti yang telah sedikit dibahas pada bagian awal kegiatan belajar 3.  Berangkat dari kerangka pikir klasik yang dikemukakan oleh Weer mengenai struktur dan fungsi organisasi, Katz dan Robert Kahn, Herbert Simon dan James March, dianggap telah memberikan semacam otot dan daging bagi kerangka yang telah disusun oleh Weber.  Teori-teori yang mereka kemukakan telah memberikan lebih banyak subtansi, kompleksitas dan reliabilitas mengenai organisasi daripada yang dilakukan oleh aliran klasik.
Pada bagian barikut kita akan membahas lebih lanjut suatu pendekatan system yang menekankan pada proses integrative dari konsep-konsep system.
Teori Integratif
Teori yang dikemukakan oleh Richard Farace, Peter Monge, dan Hamish Russel ini menunjukkan suatu pandangan umum yang sangat menarik mengenai konsep-konsep sistem dari organisasi.  Karya mereka merupakan integrasi dari berbagai gagasan terbaik ke dalam suatu bentuk yang secara internal telah memberikan suatu sintetis mengenai pandangan sistem.  Sebagai tambahan, karya mereka juga menyatukan sejumlah besar pemikiran yang didasarkan atas penelitian, yang terakhir mereka menempatkan komunikasi sebagai pusat dari struktur organisasai.
Mereka mendefinisikan suatu organisasi sebagai suatu sistem yang setidaknya terdiri dari dua orang (atau lebih), ada saling ketergantungan, input, proses dan output.  Kelompok ini berkomunikasi dan bekerja sama untuk menghasilkan suatu hasil akhir dengan menggunakan energi, informasi, dan bahan-bahan lain dari lingkungan.
Salah satu sumber daya penting dalam organisasi adalah informasi.  Dengan menggunakan teori informasi sebagai dasar, Farace dan rekannya mendefinisikan informasi dalam pengertian untuk mengurangi ketidakpastian.  Ketika orang mampu untuk memperkirakan pola-pola yang akan terjadi dalam aliran tugas dan hubungan-hubungannya, maka ketidakpastian dapat dikurangi dan informasi berhasil diperoleh.  Komunikasi sendiri sebagian merupakan pengurai ketidakpastian melalui informasi, karena komunikasi mencakup penggunaan ‘bentuk-bentuk simbolis’ umum yang saling dimengeri oleh para partisipannya.
Dalam teorinya, mereka mengemukakan dua bentuk komunikasi yang berkaitan dengan dua bentuk informasi, yaitu:
1.        informasi absolut adalah keseluruhanan informasi yang dikomunikasikan suatu dalam organisasi.  Informasi ini terdiri dari keseluruhan kepingan pengetahuan yang ada dalam sistem.
2.        informasi yang didistribusikan adalah informasi yang telah disebarkan melalui organisasi.
Kenyataan bahwa informasi yang ada dalam suatu organisasi, tidak menjamin bahwa informasi tersebut cukup dikomunikasikan di dalam sistem.  Pertanyaan mengenai informasi absolut berkenaan dengan apa yang diketahui, sedangkan pertanyaan mengenai informasi distribusi berkenaan dengan siapa yang mengetahuinya.  Implikasi praktis dari perbedaan teoritis ini adalah bahwa kegagalan dalam kebijakan distribusi informasi disebabkan oleh kegagalan manajer untuk mengenali kelompok mana yang perlu mengetahui suatu hal tertentu, atau kesalahan untuk mengarahkan di mana seharusnya kelompok-kelompok tersebut dapat memperoleh informasi yang mereka butuhkan.
Kerangka struktural fungsional bagi komunikasi organisasi terletak pada dimensi analitis yang terdiri atas:
1)       System level yang terdiri atas empat sub-evel: individual, dyadic, kelompok, dan organisasional, dalam suatu prinsip hierarki system.  Individu berkomunikasi satu dengan yang lain dalam dyadic, beberapa dyadic berkerumun bersama-sama ke dalam kelompok.  Organisasi sebagai suatu keseluruhan adalah suatu sistem dari kelompok-kelompok yang saling berhubungan dan membentuk suatu jaringan kerja makro.
2)       Level analisis.  Pada setiap level analisis,  kita dapat mengamati fungsi-fungsi komunikasi sekaligus juga merupakan dimensi analisis yang kedua.  Di antara berbagai fungsi komunikasi yang ada, Farace menekankan pada tiga fungsi, yaitu:
a.        Produksi yang mengacu pada pengarahan, koordinasi kontrol terhadap aktivitas organisasi.
b.        Inovasi yang membangkitkan atau mendorong perubahan dan gagasan baru dalam sistem.
c.        Pemeliharaan diartikan untuk melindungi nilai-nilai individual dan hubungan antarpribadi yang dibutuhkan untuk mempertahankan sistem.
3)       Dimensi struktur.  Jika fungsi berkaitan dengan isi pesan, maka struktur berkaitan dengan tumbuhnya pola-pola atau aturan-aturan dalam penyampaian pesan.
Pada setiap level organisasi (individual, dyadic, kelompok dan organisasional) kita dapat meneliti cara-cara bagaimana komunikasi dapat berfungsi dan distrukturkan.  Selanjutnya, Ferace mengemukakan secara terperinci masing-masing dari keempat level pengorganisasian.  Tetapi, pada bagian berikut ini kita hanya akan membahas level, individu, dyadic, dan kelompok secara ringkas, sekedar untuk memperoleh gambaran umum sebagai latar belakang.  Oleh karena fokus perhatian Ferace lebih kepada jaringan kerja makro, sebagai kontribusi terpenting teori ini, maka kita akanlebih banyak memusatkan perhatian pada masalah tersebut.
Konsep kunci yang berhubungan dengan komunikasi individu dalam organisasi adalah ‘beban’ (load).  Beban/muatan komunikasi adalah tingkatan dan kompleksitas dari masukan informasi terhadap seseorang.
  • Tingkatan adalah kuantitas dari masukan seperti pesan-pesan atau pemintaan-permintaan.
  • Kompleksitas adalah jumlah faktor-faktor yang harus diperhitungkan dalam memproses informasi.
Ada dua lingkup persoalan berkaitan dengan muatan tersebut, yaitu:
1.        underload, yaitu yang terjadi ketika aliran pesan kepada seseorang berada di bawah kapasitas orang tersebut untuk memprosesnya.
2.        overload, yaitu terjadi ketika muatan melampaui kapasitas.
Sementara pengertian mengenai load, underload, dan overload berhubungan secara optimal dengan komuniksi yang diterima individu tunggal, sehingga konsep ini juga dapat diterapkan pada seluruh level lainnya, termasuk dyadic, kelompok, dan organisisonal.  Jadi, ada kemungkinan suatu keseluruhan organisasi dapat menadi underload atau overload.
Konsep kunci yang dapat diterapkan pada level dyadic adalah ‘aturan-aturan’ (rush).  Para anggota dyadic saling berhubungan sesuai dengan pola-pola harapan/tuntutan, di samping aturan-aturan eksplisit maupun implisit untuk berkomunikasi.  Aturan-aturan ini secara eksplisit maupun implisit menunjukkan kebijakan komunikasi dari organisasi.  Isinya mengajarkan pada anggota organisasi bagaimana harus berkomunikasi, kapan harus dikomunikasikan.  Beberapa topik umum mengenai aturan-aturan tersebut antara lain meliputi siapa yang berinisiatif untuk berinteraksi, bagaimana memperlakukan penundaan, topik-topik apa yang dibicarakan dan bagaimana menyeleksinya, bagaimana menangani perubahan topik, bagaimana mengakhiri interaksi, dan seberapa sering komunikasi terjadi.
Melalui kontak setiap hari antarangota organisasi, individu-individu dalam berbagai kelompok cenderung untuk bekrja berinteraksi, dan berkmunikasi satu bersama-sama.  Kenyataan menunjukkan bahwa struktur dari keseluruhan organisasi tergantung pada pengelompokkan ini.  Sejak orang bekerja bersama-sama dalam kelompok dan fungsi yang berbeda, maka muncul berbagai jenis kelompok yang berbeda dalam suatu organisasi.  Dan seseorang secara bersamaan dapat menjadi anggota dari beberapa kelompok sekaligus.  Dengan menganalisis lebih jauh, kita harus menyadari bahwa organisasi terdiri dari banyak struktur (multiple sructures).  Misalnya; struktur dapat dibentuk berdasarkan hubungan tugas, hubungan kekuasaan, kesukaandan sebagainya.  Kita akan kembali pada struktur organisasional kemudian, namun sebelumnya kita akan elihat pada beberapa aspek dari berbagai kelompok individual.